Afstemming tussen 19 tinten blauw van West-Brabantse raden

Het was de voorzitter van de Regio West-Brabant zelf die op 17 november zijn oor te luisteren legde bij de Denktank Verbonden Partijen, een groep raadsleden die zich al enige tijd buigt over de vraag hoe gemeenteraden meer grip kunnen krijgen op wat de verbonden partijen doen en laten. Hoewel burgemeester Paul Depla van Breda maar een klein gezelschap aantrof, beschouwen de initiatiefnemers van de denktank zijn belangstelling als de erkenning dat ze ertoe doen. 'Je merkt dat er meer naar onze clubje wordt gekeken', zegt initiatiefnemer René van Broekhoven, raadslid uit Roosendaal. 'Na de vorige vergadering dacht ik: we moeten oppassen dat we niet blijven hangen in telkens dezelfde agendapunten, maar nu heb ik het idee dat er toch wel beweging in zit. Vanuit de griffies krijgen we meer ondersteuning.'

Zienswijzen: ieder voor zich

De denktank presenteerde zich eind maart 2015 voor het eerst aan alle raadsleden, tijdens een bijeenkomst voor alle raadsleden. Ze kregen de gelegenheid om hun ervaringen te delen en te praten over de vraag hoe ze hun invloed op beleid en besluitvorming van de verbonden partijen in de regio West-Brabant kunnen vergroten. Vrij algemeen deelden de aanwezigen de mening dat die invloed momenteel te gering is. Dat komt vooral doordat gemeenten ieder voor zich door middel van zienswijzen reageren op voorstellen van het regiobestuur (bestaande uit portefeuillehouders). Daarna horen ze er weinig van terug.

In februari 2015 al had het Halderbergse raadslid Gert Logt om diezelfde reden een motie ingediend in zijn eigen gemeente: die riep andere gemeenteraden in de regio onder meer op om tot betere afstemming van zienswijzen te komen. De motie van Logt haalde het niet, maar de kous was daarmee verre van af.

De denktank kreeg de wind in de zeilen, mede doordat diverse rekenkamers in de regio na onderzoek tot gelijkluidende conclusies kwamen: de informatievoorziening vanuit de verbonden partijen schiet dermate tekort, dat raadsleden helemaal niet kunnen bijsturen.

Griffiers bouwen systeem van informatie

De bijeenkomst in maart leidde in ieder geval tot de inrichting van een gezamenlijke 'dropbox', zodat raadsleden gemakkelijker kennis kunnen nemen van elkaars documenten en standpunten.  Dat dit niet meteen het ei van Columbus was, wist iedereen ook toen al. 'Je merkt dat het nog niet echt loopt', zegt Van Broekhoven. 'Het onderhoud is nog niet goed geregeld en bovendien biedt het instrument te weinig mogelijkheden tot interactie. Maar de griffiers bouwen er momenteel een systeem achter, dat meer tegemoetkomt aan wat we echt nodig hebben: weten waar welke stukken liggen, wanneer wat aan de orde komt en bovenal dat we ideeën en standpunten kunnen uitwisselen.'

Die uitwisseling kan een flinke boost krijgen wanneer de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regelingen in de regio proberen om gezamenlijke zienswijzen te ontwikkelen. Tijdens de denktankbijeenkomst op 17 november kwam daartoe een concreet procesvoorstel van Gert Logt aan de orde over versterking van zowel de controlerende als de kaderstellende functie van gemeenteraden jegens de gemeenschappelijke regeling West-Brabant.

Logt: 'Zoals ook in de raadsledenbijeenkomst in maart werd geconstateerd, lijken de zienswijzen van de gemeenteraden vaak al behoorlijk op elkaar. Ze zijn allemaal blauw. Alleen formuleert de ene gemeenteraad het lichtblauw en de andere groenblauw. Zo krijgen de regiobestuurders negentien tinten blauw en dat geeft hun een ontsnappingsmogelijkheid: die zegt dit, die zegt dat, dus we kunnen er niets mee. Terwijl de intentie precies hetzelfde is. Mijn bedoeling is dat we dezelfde intenties ook precies hetzelfde formuleren. Dan kan een bestuur zich niet meer beroepen op verdeeldheid. En hoeft een portefeuillehouder/bestuurder niet terug te komen in zijn eigen raad met de mededeling dat hij heeft gevochten voor de zienswijze, maar dat het bij gebrek aan eenstemmigheid niets is geworden.'

Met de buschauffeur naar het strand

Logt gooit er nog een metafoor tegenaan: hij ziet het regiobestuur als buschauffeur en de deelnemende gemeenteraden als de passagiers. 'We willen allemaal naar het strand, alleen heeft de een Vlieland in zijn hoofd en de ander Cadzand-Bad. Die chauffeur denkt: weet je wat, ik rijd naar Oostende, daar heb je strand. Als wij als inzittenden nu preciezer zeggen wat we willen – een strand, in Nederland, er moet een stad in de buurt zijn en een casino – dan kom je uit bij Scheveningen. De regio West-Brabant is verlengd lokaal bestuur. De gemeenteraden bepalen de richting en het regiobestuur zorgt dat we daar komen.'

Een stappenplan voor afstemming tussen raden

In de huidige situatie stelt het dagelijks bestuur van de regio een begroting, jaarrekening of beleidsstuk vast. Dit document gaat vervolgens naar de deelnemende gemeenten. In de ene gemeente komt het alleen bij het college terecht, in de andere krijgt ook de raad het meteen. Ambtenaren bereiden een zienswijze voor, die vervolgens ter besluitvorming aan raad wordt aangeboden.

Logt kwam met een voorstel voor een gelijk proces in alle gemeenten, dat op 17 november 2015 werd besproken in de denktank, met regiovoorzitter Depla als gast. Logt zelf kon er niet bij zijn. Hij is in het dagelijks leven griffier van Hendrik-Ido-Ambacht en moest daar de raadsvergadering bijwonen. De andere aanwezigen hadden zijn idee al voor besproken en naar aanleiding van deze voorbespreking was het voorstel aangevuld en verduidelijkt. 'Ik denk dat dit stappenplan echt kan bijdragen aan betere kaderstelling en controle door gemeenteraden', zegt Caspar Rutten, raadslid in Breda en een van de trekkers van de denktank.

Hoe zit het proces eruit? Stap 1 is dat alle stukken uit de regio direct ter beschikking komen van de raad. Op dat moment kunnen – afhankelijk van het onderwerp – de meest betrokken raadsleden zich alvast inlezen en informatie uitwisselen via het digitale systeem dat de griffies nu opzetten. Stap 2 is dat door een pool van ambtenaren uit verschillende gemeenten een zienswijze op hoofdlijnen wordt opgesteld. Ook kan dan al duidelijk worden gemaakt waar gemeenten verschillend denken of verschillende belangen hebben. Dat voorstel gaat vervolgens naar hun portefeuillehouders. Die doen een voorstel voor een concept zienswijze aan het college. Dit concept wordt vervolgens in iedere gemeente in een 'gemengde werkgroep Regio' besproken. In die werkgroep zitten naast raadsleden ook de portefeuillehouder en misschien een ambtenaar uit de pool. Daarna zet iedere gemeente in stap 4 haar bevindingen in het gedeelde digitale systeem. In stap 5 stuurt iedere gemeente een afgevaardigde uit de eigen werkgroep naar een regionaal overleg, om de zienswijzen te bespreken. In stap 6 gaat de uitkomst van het regionaal overleg terug naar de afzonderlijke raden, die uiteindelijk beslissen of ze er wel of niet iets mee doen. 

Proefdraaien met één onderwerp

Hoe gaat dit verder? Dat weet Rutten ook nog niet precies. 'We gaan het eerst nog een keer goed bespreken met de leden van de denktank. En misschien maken we een ronde langs de griffiers om te horen wat zij ervan vinden. Als het aan mij ligt gaan we op één onderwerp een keertje proefdraaien met dit stappenplan. Elke gemeente moet dan bijvoorbeeld kijken hoe je zo'n werkgroep inricht. In Breda hebben we bijvoorbeeld al een werkgroep Regio, maar in Roosendaal bestaat die niet. Met een pilot kunnen we zien hoe en of iedere gemeente iets georganiseerd krijgt. En ook hoe de verbonden partij het ervaart. It takes two to tango. Het proces kan en moet ook voordelen hebben voor verbonden partijen. Ik denk dat het voor een verbonden partij ook prettiger is wanneer er een meer eenduidig beeld naar voren komt in de zienswijzen. We hebben niet de pretentie dat we nu een uitgekristalliseerd proces hebben bedacht, waarvan we zeker weten dat het gaat werken. Dus mijn idee is: laten we het een keer uitproberen. Met de informatie-uitwisseling tussen raadsleden die al in gang is gezet en verder wordt verbeterd door de griffiers hebben we in ieder geval al een belangrijke stap gezet.'

Dit artikel is onderdeel van de reeks 'In de ban van Regionale samenwerking'. Alle artikelen uit deze reeks:

1. Zonder regioraad meer raadsbetrokkenheid?
2. Een motie voor meer samenwerking
3. Gaan de Drechtsteden aan democratie ten onder?
4. Tussenstand: helderheid in de mist
5. Een regioraad met louter raadsleden, een taai gevecht in Twente
6. Nieuwe West-Brabantse raadsleden met procesafspraken meer grip op regio
7. Wel samenwerken in Drechtsteden, geen bevoegdheden overdragen
8. Twentse verwarring over een 'herfstcompromis'
9. Regioraad Twente ter ziele
10. Afstemming tussen 19 tinten blauw van West-Brabantse raden
11. De lessen en tips van 2015
12. Greep op de regio dient het lokale belang
13. Het FC Twentegevoel van raadslid Vic van Dijk
14. Oog en oor hebben voor onze inwoners, zowel lokaal als in de regio
15. Beducht op het Galliër-effect
16. Gemeenteraden Zuidoost-Brabant kiezen voor democratische betrokkenheid
17. Je vertegenwoordigt een mix van lokaal- en regiobelang
18. Greep op regionale samenwerking? Maak het politiek!
19. Regionale samenwerking: liefde ontluiken, geen uithuwelijking
20. Grenzeloos denken om meer voor je inwoners binnen te halen
21. Informatie uit regio naar behoefte van raadsleden