Coronaproof vergaderen

Normale raadsvergaderingen in de raadszaal zijn voorlopig uit den boze door het coronavirus. Digitaal lijkt een oplossing, maar dan is er ook nog het probleem gezien de wettelijke voorschriften inzake de besluitvorming door de gemeenteraad. Besluiten kunnen alleen door een vergadering van de raad in de raadszaal.

Bahreddine Belhaj: "Wij onderzoeken in overleg met de Vereniging van Griffiers en het ministerie van Binnenlandse Zaken hoe de besluitvorming van belangrijke onderwerpen kan worden gegarandeerd. Over bestemmingsplannen moet de raad bijvoorbeeld een besluit kunnen nemen", aldus de voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden

Overal in het land proberen raadsleden op zoek te gaan naar het zo goed mogelijk organiseren van de raadsvergadering en de besluitvorming van de raad. In Veere staat vanavond bijvoorbeeld de installatie van nieuwe wethouders op de agenda. Daar heeft de raad afgesproken dat negen van de negentien raadsleden thuisblijven. Daardoor wordt het quorum van tien (minimaal de helft) net gehaald. (lees hier tips over hoe om te gaan met het vergaderqourum tijdens corona)

De praktische lijn die veelal wordt gekozen is dat een door de burgemeester uitgeschreven raadsvergadering belegd wordt met burgemeester, griffier en één of meer raadsleden. Deze vergadering wordt niet geopend omdat er geen quorum is. Vervolgens kan de convocatie gedaan worden voor de volgende raadsvergadering die dan 24 uur later kan worden gehouden (art. 20 Gw). In de tweede vergadering kan dan door een beperkte aantal raadsleden, desnoods 1 raadslid, gestemd worden. Hoeveel raadsleden nodig zijn en in welke weging hangt af van de verdeeldheid in stemmen. (BZK geeft een uitgebreide uitleg hierover in de notitie)

Beraadslagen

Digitaal beraadslagen is toegestaan, via alle beschikbare online mogelijkheden zoals Teams, Skype, Zoom, of via mogelijk het raadsinformatiesysteem. Voor het behoud van het openbare karakter van de digitale raadsvergadering is het van belang er voor te zorgen dat ook anderen de vergadering kunnen volgen, bijvoorbeeld door streaming via het kanaal van de raadszaal of via Youtube. De beraadslagingen in de raad dienen namelijk openbaar te zijn, ook en zeker als er slechts een beperkt deel van de raadsleden aanwezig is.

Stemmen

Stemmen op afstand mag vooralsnog niet digitaal gebeuren. De wet schrijft duidelijk voor dat stemmen in een fysieke, openbare raadsvergadering moet plaatsvinden (zie ook de notitie van BZK). De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden is samen met de Vereniging van Griffiers en en de VNG in gesprek met het ministerie van BZK. Uitsluitsel is daarover nog niet. Formeel moet daarvoor eerst de wet worden gewijzigd, maar mogelijk bieden de huidige omstandigheden andere oplossingen.

BZK geeft verder aan: indien besloten wordt de raadsvergadering door te laten gaan dan is het mogelijk om verspreid door het gebouw digitaal te beraadslagen. Het fysiek uitbrengen van de stemmen door om de beurt in de raadszaal een stem in te leveren is ook toegestaan. Overigens kan de digitale beraadslaging ook buiten de vergadering plaatsvinden zodat de fysieke raadsvergadering zich toespitst op/beperkt tot de besluitvorming. Indien het besluitvorming betreft waar schriftelijke stemming vereist is (zie art. 31, benoeming personen) kunt u ook raadsleden vragen hun eigen pen mee te nemen.

Delegeren

Ook kan besluitvorming gedelegeerd wordt aan het College of aan een raadscommissie. Dit vraagt wel eerst een raadsbesluit en kan ook alleen als er een wettelijke grondslag is. Hier kiezen collega's vooralsnog niet voor. Misschien wel als de situatie langer dan een maand gaat duren. Als VvG zijn we aan het inventariseren welke besluiten wel en niet gedelegeerd kunnen worden.

De informatie is afkomstig van de Vereniging van Griffiers en aangepast voor gemeenteraadsleden.