Digitaal vergaderen? Ga het gewoon doen!

Veel gemeenteraden gaan de komende tijd digitaal vergaderen of hebben dat al gedaan. Hoe gaat dit in verschillende gemeenten in zijn werk en waar moet je op letten? Hans Rijs, griffier in Bodegraven-Reeuwijk geeft aan dat gemeenteraden niet bang moeten zijn voor fouten en het gewoon moeten gaan doen. ''Wees niet bang dat het misgaat of dat een van de raadsleden het niet helemaal redt in de uitzending,'' aldus de griffier. 

Niet elke gemeenteraad of gemeenteraadslid is gewend aan digitaal vergaderen en voor sommigen is het compleet nieuw. Om raadsleden te ondersteunen bij het digitale vergaderen organiseert de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, in samenwerking met het samenwerkingsprogramma Democratie in Actie een webinar op vrijdag 10 april (15:00). Tijdens dit webinar gaan experts en ervaringsdeskundigen in gesprek met elkaar en met deelnemers over het digitaal vergaderen. Meer informatie en de mogelijkheid tot aanmelden vindt u hier: webinar online vergaderen en besluiten door raadsleden. 

Omdat het digitaal vergaderen voor veel gemeenten nieuw is, bevinden gemeenten zich ook in verschillende stadia van het proces tot een volledig digitale raadsvergadering. In Coevorden gaan ze eerst proefdraaien om te testen of er een stabiele en veilige internetverbinding aanwezig is. Het is hierbij van belang dat iedereen goed verstaanbaar is en dat de regie strak genomen wordt. Vervolgens zal een dag later de raadvergadering digitaal plaatsvinden. In Coevorden kunnen insprekers zich vooraf melden door een mail te sturen naar de griffier. Zij krijgen dan een uitnodiging om tijdens de vergadering in te loggen en hun bijdrage te leveren aan de vergadering. De insprekers worden tijdelijk toegevoegd aan de vergaderingen en totdat ze aan de beurt zijn kunnen ze de vergadering volgen als toeschouwer.

Ook in Dordrecht is inmiddels geëxperimenteerd met digitaal vergaderen. David Schalken-den Hartog, raadslid in Dordrecht en secretaris van het bestuur van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, sprak hierover in gesprek met RTV Rijnmond: 

Verschillende systemen

De gemeenteraad van Lelystad maakt gebruik van het veilige en geteste programma StarLeaf. Ook zij starten met de Beeld en Oordeelsvormende sessies via digitaal vergaderen. Na verschillende testen die de raad heeft uitgevoerd zijn ze nu klaar om de gemeenteraad vergadering digitaal uit te voeren. Omroep Flevoland maakte een korte reportage over de vergadering die werd voorgezeten door raadslid Bart Schopman.

Een gemeente die al digitaal vergadert heeft is de gemeenteraad van Haarlemmermeer. Alleen de burgemeester en griffier waren aanwezig in de verder lege raadszaal. Alle fractievoorzitters en wethouders namen met een microfoon en koptelefoon deel aan het digitale overleg. Onderstaand kunt u deze vergadering bekijken om een impressie te krijgen. 

De Eindhovense gemeenteraad vergadert binnenkort ook digitaal. Zij zullen dit doen via Microsoft Teams. De beraadslaging wordt live uitgezonden via internet en is achteraf terug te kijken. Ook de raad van Tytsjerksteradiel heeft de eerste digitale beraadslaging achter de rug. Deze kunt u hier vinden: digitale beraadslaging Tytsjerksteradiel.

Primeur

De gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk was als eerste gemeenteraad die digitaal vergaderde. Griffier Hans Rijs vertelt op de site van lokale democratie over de totstandkoming hiervan. Ze hebben een hele week gebruikt om te testen hoe ze de bestaande apparatuur konden inzetten voor de online vergadering. Uiteindelijk bleek dat de simpelste oplossing het beste werkte. Ze hebben een laptop deelnemer van de vergadering in Teams gemaakt. Zo bestond de vergadering uit 22 raadsleden (1 was ziek), 5 wethouders, een burgemeester, een griffier en een teamlid ‘raadszaal’ (de laptop). Het camera-en geluidssysteem dat normaal gebruikt wordt voor het live uitzenden van de gemeenteraadsvergaderingen is gekoppeld aan de laptop, zodat wat er in de zaal gebeurde, kon worden gekoppeld met de thuisvergaderaars. Het beeld van de laptop is rechtstreeks naar de uitzendpartij doorgezet. Zo hebben ze met 1 pc en 1 kabeltje extra ervoor gezorgd dat ze de vergadering openbaar live konden uitzenden.

Tips voor andere gemeenten van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk:

• Vraag vooraf per mail aan de gemeenteraadsleden wie het woord in de eerste termijn wil hebben. Zodat de burgemeester alvast goed het woord kan geven. Anders wordt het een rommeltje.
• Gebruik koptelefoon en headset voor een goede verstaanbaarheid. Wij hebben aan raadsleden die hier niet over beschikten exemplaren uitgedeeld.
• Zet je microfoon op mute wanneer je niet aan het woord bent.
• Zorg voor een neutrale achtergrond die niet afleidt.
• Zorg dat je representatief in beeld bent.
• Zorg dat de camerahoek goed is, bekijk van tevoren even hoe je er in beeld uitziet.
• Gebruik een separaat chatkanaal (wij gebruikten WhatsApp) om het woord te vragen.
• Oefen, oefen oefen! Oefen met raadsleden die het woord willen voeren bij een agendapunt: start een beeldbelsessie, zodat ze al een beetje kunnen ervaren hoe het werkt. Daardoor hebben ze de eerste fouten al een keer gemaakt voordat ze live gaan.
• Maak een proefuitzending op internet en vraag iemand om thuis te kijken hoe het overkomt. Test hoe zowel burger als vergaderdeelnemer de vergadering gaat zien.
• Ga het gewoon doen! Wees niet bang dat het misgaat of dat een van de raadsleden het niet helemaal redt in de uitzending. De meerderheid zal het wel redden.