Digitaal vergaderen werkt, maar nog niet toekomstbestendig

Digitale raads- en commissievergaderingen en digitale besluitvorming door gemeenteraden werkt, ‘maar ideaal is het niet”. Raadsleden missen de fysieke vergaderingen. Digitaal vergaderen en besluiten verloopt adequaat, maar er vindt minder debat en minder interactie tussen raadsleden plaats. Bovendien is het digitale vergadersysteem niet toekomstbestendig. Wanneer raden binnenkort terug gaan naar fysieke vergaderingen is het belangrijk dat raadsleden die dat niet kunnen, niet durven of niet willen toch hun rol als raadslid goed kunnen blijven vervullen. Voor het bewaken van de gelijkheid van het politieke speelveld is het verbod op een hybride vergadering van groot belang.

Dit zijn enkele van de belangrijkste conclusies uit de eerste tussenrapportage van de evaluatiecommissie die onderzoekt hoe digitaal vergaderen en digitaal besluiten door gemeenteraden wordt uitgevoerd. Aanleiding is de spoedwet die het mogelijk maakte dat gemeenteraden in de coronatijden toch digitaal kunnen beraadslagen en besluiten kunnen nemen. In 2/3 deel van de gemeenten heeft inmiddels een besluitvormende digitale vergadering plaatsgevonden.

Digitaal vergadersysteem

Een belangrijk obstakel voor de raadsleden en de voorzitter van de vergadering is dat er geen goed digitaal vergadersysteem beschikbaar is dat snel schakelt bij het opnemen van de lijst van aanwezigen of bij een hoofdelijke stemming en in staat is om alle volksvertegenwoordigers gelijktijdig in beeld te brengen. “Een vergadersysteem dat alle vergaderdeelnemers gelijktijdig in beeld brengt en/of wat sneller kan wisselen bij hoofdelijke oproeping, zou de mogelijkheden voor een ‘deugdelijke democratische besluitvorming’ aanmerkelijk vergroten”, concludeert de evaluatiecommissie. Een dergelijk vergadersysteem is een vereiste als het digitaal vergaderen en besluiten nodig blijft de komende tijd, of als het een structurele mogelijkheid wordt in de toekomst. “Opdat onomstotelijk vastgesteld kan worden dat volksvertegenwoordigers, die in de vergadering geïdentificeerd zijn, zelf hun stem uitbrengen.”

Stemapps

In slechts 9 procent van de digitale raadsvergaderingen is een stemapplicatie gebruikt. Briefstemmen – nodig wanneer er bijvoorbeeld een wethouder moet worden benoemd of wanneer de techniek niet werkt - komt niet of nauwelijks voor. De evaluatiecommissie stelt vast dat er veiligheidsrisico’s bestaan bij het gebruik van aparte stemapps. “Het grootste risico betreft het vaststellen van de identiteit van de stemmer: het is niet met voldoende zekerheid vast te stellen dat de volksvertegenwoordiger die aan de vergadering deelneemt ook dezelfde persoon is als degene die in de stemapp zijn wilsbesluit tot uitdrukking brengt.” De oplossing: 1 digitale omgeving waarin kan worden vergaderd en gestemd. Vergadersoftware dient in de toekomst, aldus de evaluatiecommissie, stemmen door handopsteking mogelijk te maken door alle aanwezigen in en vergadering in een keer in beeld te brengen. Bovendien dient de precieze stemverdeling dan ook zichtbaar te zijn.

Geen incidenten

Het digitaal vergaderen en besluiten door gemeenteraden heeft tot weinig incidenten geleid. “Incidenten kunnen vermoedelijk worden gekwalificeerd als opstartproblemen.” Griffiers die voor de werking van de digitale vergaderingen zijn bevraagd, zijn positief tot neutraal over digitaal vergaderen. ‘Het werkt maar ideaal is het niet”, zo wordt de houding van de griffiers samengevat. Raadsleden missen het daadwerkelijk contact en de interactie en de wandelgangen van de fysieke vergadering, debatteren is lastiger, het digitaal vergaderen wordt als intensief en vermoeiend ervaren en het in goede banen leiden van de digitale vergaderingen valt velen zwaar, zeker als de techniek hapert.

Politieke verhoudingen

Het is nog te vroeg voor een oordeel in hoeverre de digitale vergader- en besluitvormingspraktijk het functioneren van de raad, college en de politieke bestuurlijke verhoudingen beïnvloedt. Wel blijken veel agendapunten te worden doorgeschoven. Vergaderingen duren langer en er vindt minder interactie plaats en minder politiek-inhoudelijk debat plaats. Een probleem is ook dat de griffiers last hebben van de weinig soepele medewerking van de (technische) specialisten in de ambtelijke organisatie. Maar er is voor de commissie geen reden om te pleiten voor aanpassing of wijziging van de regels uit de spoedwet.

Vereisten spoedwet

Digitale beraadslaging en stemming vereist dat er sprake moet zijn van een videoverbinding die live wordt gestreamd, elk lid moet afzonderlijk digitaal toegang hebben tot de vergadering, leden moeten zichtbaar en hoorbaar kenbaar zijn voor de voorzitter, voor elkaar en voor het publiek en de voorzitter moet de orde kunnen handhaven. Tevens moet inspraak van inwoners mogelijk zijn, maar mogen de gemeenten dat zelf bepalen hoe dat te doen. Daarnaast kan de voorzitter besluiten dat briefstemmen plaatsvindt in plaats van digitale besluitvorming. Dat is verplicht wanneer het gaat om de benoeming van wethouders omdat geheimhouding in een digitale omgeving niet kan worden gewaarborgd, maar ook is briefstemmen mogelijk indien de techniek niet werkt. De spoedwet die digitale beraadslaging en besluitvorming mogelijk maakte, werd vorige maand ingevoerd zodat gemeenteraden in coronatijden toch de mogelijkheid kregen om te vergaderen en besluiten te nemen voor hun inwoners.