Een klankbordgesprek is een tweerichtingsgesprek
Een klankbordgesprek is geen verhoor, de raad levert ook geen rechtspraak over de burgemeester. Goede constructieve kritiek is belangrijk, maar een goed klankbordgesprek omvat meer dan dat.Ook de burgemeester moet aan het woord kunnen komen, bijvoorbeeld om aan te tonen wat hij of zij nodig heeft om beter te kunnen functioneren.
De nieuwe 'Handreiking burgemeestersbenoeming' geeft een beeld van hoe idealiter de klankbordgesprekken tussen burgemeester en raad gehouden zouden moeten worden. In veel gevallen worden klankbordgesprekken “er bij gedaan”.
Het is te belangrijk om het zo maar even er bij te doen, juist een duidelijke procedure en goede afspraken over het functioneren van de burgemeester maakt de relatie tussen raad en burgemeester beter.
“Een klankbordgesprek vraagt om een cultuur waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden.”
Duidelijke afspraken
Het is voor de raadsleden die de klankbord- of vertrouwenscommissie vormen en de burgemeester prettig om zo snel mogelijk na de benoeming van de burgemeester met hem of haar afspraken te maken over de gewenste frequentie, inhoud en vorm van klankbordgesprekken. Als norm geldt hier dat jaarlijks in ieder geval één formeel gesprek plaatsvindt, meer gesprekken zijn mogelijk.
Belangrijk is om in gesprek te blijven over verwachtingen, ambities en uitdagingen. Ook is het voeren van klankbordgesprekken nodig om de Commissaris van de Koning (CdK), die min of meer fungeert als de personeelschef van de burgemeester, te kunnen informeren over het functioneren van de burgemeester.
Vijf stappen klankbordgesprek:
- Inrichting van de gesprekken.
- Voorbereiden.
- Voeren van een goed gesprek.
- Verslaglegging en archivering.
- Communicatie met de CdK.
De raad neemt initiatief in het afstemmen van de inrichting van de klankbordgesprekken. De raadsgriffier maakt aan de raad duidelijk wat de mogelijkheden zijn. De burgemeester maakt duidelijk wat zijn of haar wensen zijn.
Geef tijdig feedback en vertegenwoordig de raad
Laat de burgemeester weten wat beter kan en vraag hoe je als raad daarbij kunt helpen, maar maak ook duidelijk wat goed gaat en waar de raad tevreden over is. Kritiek en twijfels rondom het functioneren van de burgemeester mogen voor hem of haar en de Commissaris van de Koning niet als verrassing komen.
Wanneer er vragen zijn rondom het presteren van de burgemeester kaart dit dan zo spoedig mogelijk bij hem of haar aan, maar let wel op of deze vragen of gevoelens gesteund worden door de raad. Het wordt aangeraden dat raadsleden elkaar in het klankbordgesprek met de burgemeester niet tegenspreken, maar ruimte geven aan elkaar om te zeggen wat elk raadslid vindt over de wijze van optreden en functioneren van de burgemeester.
Geef de burgemeester ook het woord
Het is belangrijk dat de burgemeester de kans krijgt om te benoemen hoe de werkwijze van de gemeenteraad van invloed is op zijn of haar eigen functioneren. Geef de burgemeester de kans om suggesties aan de raad te doen die kunnen bijdragen aan de onderlinge samenwerking en het functioneren van de burgemeester zelf.
Daarnaast is niet alleen waardevol dat de burgemeester goede feedback ontvangt van de gemeenteraad. Het is ook belangrijk dat de burgemeester aan de hand van wat hij of zij in de gemeente waarneemt de gemeenteraad op een goede manier kan informeren over de rol van de raad als het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. Vanuit zijn of haar unieke functie en ook als hoofd van de veiligheidsraad heeft de burgemeester een uniek perspectief dat hem of haar in staat stelt bepaalde dingen beter waar te nemen dan de raad.
Meer informatie
- Dit is het derde bericht in een serie over de nieuwe Handreiking burgemeestersbenoeming.
Eerder verschenen:
- Elke burgemeestersprocedure dient één vrouwelijke kandidaat te hebben.
- Een burgemeester moet minimaal aan vijf eisen voldoen.
