Goede communicatie rondom geheimhouding essentieel
De gemeente Den Haag heeft haar geheimhouding ten dele op orde, aldus de Haagse rekenkamer. Doordat de gemeente op enkele punten van de wet afwijkt loopt zij het risico dat informatie onbedoeld openbaar wordt, of onbedoeld lang geheim blijft.Wat kunnen andere gemeenteraden hiervan leren?
Geheimhouding rondom geheime stukken die het college naar de raad stuurt was in Den Haag goed op orde. Er werden echter andere procedures gevolgd rondom stukken die aan raadscommissies werden gestuurd, geheimhouding was daar niet altijd even goed op orde.
Geheimhouding gaat niet vanzelf
Zo werd aan het eind van besloten raadsvergaderingen en vergaderingen van raadscommissies geen geheimhouding gelegd op wat er in de besloten vergadering was besproken. De raad ging ervan uit dat daar vanzelf geheimhouding op zou liggen.
Dat is echter niet het geval, de raad moet indien nodig expliciet geheimhouding leggen op de inhoud van vergaderingen.
Motivering geheimhouding ontbreekt
Bij het opleggen van geheimhouding haalde het college slechts de betrokken artikelen aan, zij gaven vaak geen of slechts beperkte inhoudelijke motivering voor de geheimhouding, terwijl het geven van een dergelijke verklaring voor geheimhouding juist wettelijk verplicht is.
Dit maakte het lastig voor de raad om af te wegen of geheimhouding daadwerkelijk belangrijker is dan openbaarheid.
Opheffing geheimhouding is ook belangrijk
Ten laatste is er ruimte voor verbetering in het beleid rondom het opheffen van geheimhouding. Omdat zowel de raad als het college de registratie van de stukken niet op orde hebben, blijven stukken vaak langer dan noodzakelijk ontoegankelijk van het publiek. Dat is schadelijk voor een transparant beleid.
Onderzoek
In het rapport ‘Openheid over geheimhouding’ onderzocht de Haagse rekenkamer of het beleid en de praktijk van (het opleggen, bekrachtigen en opheffen van) geheimhouding in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving. Daarnaast onderzocht de rekenkamer of de gemeente het principe van ‘openbaar tenzij’ in de praktijk goed naleeft.
