Nieuw in de leeromgeving: Timemanagement - Matrix van Eisenhouwer
In de leeromgeving is een nieuwe module te volgen over een methode om uw tijd slim en efficiënt in te delen. Als raadslid krijgt u namelijk vele stapels dossiers, beleidsstukken en rapporten te verwerken. Om die op een vlotte wijze te doorgronden, is het van belang om te weten hoe u in zo weinig mogelijk tijd zo veel mogelijk informatie tot u kunt nemen en hoe u hoofdzaken van bijzaken scheidt.
De Eisenhower matrix is een veelgebruikt model binnen timemanagement. Het zet enerzijds urgentie en anderzijds belangrijkheid van taken en opdrachten tegen elkaar in het licht en het helpt om prioriteiten te stellen. De Eisenhower matrix is ontworpen door Dwight D. Eisenhower.
Tijdens zijn carrière moest hij vaak en veel moeilijke beslissingen nemen; alles was urgent én belangrijk. Hij vroeg zich af wat urgentie nu precies inhield en kwam tot de conclusie dat als het vandaag niet hoeft te gebeuren, er geen sprake van urgentie is. Dringende zaken gaan voor, maar als ze tot morgen kunnen wachten is het niet meer urgent. Daarnaast had hij met taken te maken die allemaal even belangrijk waren. Ook hierbij vroeg hij zichzelf af of het belangrijk was dat hijzelf de taak moest voltooien of dat een ander dat net zo goed kon uitvoeren. In het laatste geval werd de taak door hem niet meer als ‘belangrijk’ gezien. De uitspraak “urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent” geeft aan hoe Eisenhower erover dacht.
Eisenhower matrix : vier kwadranten
De Eisenhower matrix bestaat uit vier kwadranten; belangrijk / urgent, belangrijk / niet urgent, niet belangrijk / urgent en niet belangrijk / niet urgent. Door een overweging te maken of een taak of opdracht binnen één van deze kwadranten thuishoort, is het gemakkelijker om prioriteiten te stellen, taken over te dragen of te delegeren aan een ander of het in een planning op te nemen.
Op het eerste gezicht lijkt het dat de meeste taken direct moeten worden uitgevoerd, maar door goed naar de indeling van de kwadranten te kijken, komt men erachter dat niets minder waar is. De Eisenhower matrix helpt om onderscheid te maken tussen taken die direct moeten worden uitgevoerd en taken die ook op een later tijdstip aan bod kunnen komen of eventueel zelfs helemaal niet hoeven worden uitgevoerd.
Kwadrant 1 – Belangrijk / urgent
Dit kwadrant binnen de Eisenhower matrix wordt ook wel het stresskwadrant genoemd. Alle taken die hierin staan kunnen namelijk tot stress leiden. Maar ook taken uit kwadrant 2 en 3 kunnen door slechte mate van delegeren of door slechte planning alsnog verschuiven naar dit eerste kwadrant, wat vervolgens tijdsnood en stress oplevert. De taken in dit kwadrant moeten vandaag zo snel mogelijk worden voltooid.
In dit kwadrant vraag je je af of de taak door jouzelf moet worden uitgevoerd. Is het belangrijk dat je het doet, ben je eindverantwoordelijk en hangen er sancties boven het hoofd als je ze niet uitvoert? Als het antwoord hierop volmondig ‘ja’ is, dan is de taak belangrijk. Vervolgens stel je de vraag of de taak echt vandaag binnen enkele uren moet worden uitgevoerd of dat er uitstel mogelijk is en/of verschuiving van de taak naar morgen of later in de week. Als de taak binnen enkele uren moet worden uitgevoerd, dan is dat een ‘ja’ en gaat het om een urgente taak.
Kwadrant 2 – Belangrijk / niet urgent
Ook in dit kwadrant van de Eisenhower matrix stel je wederom de vraag of de taak alleen door jouzelf kan worden uitgevoerd. Daarin is er geen verschil met kwadrant 1. Bij urgentie gaat het er weer om of de taak vandaag en binnen enkele uren voltooid moet worden. Wanneer blijkt dat uitstel mogelijk is, dan volgt een planning en is het zeer onverstandig om er toch vandaag aandacht aan te besteden. Doe je dat wel, dan kom je in de knel met taken en opdrachten die al in kwadrant 1 te vinden zijn.
Er ligt bij kwadrant 2 wel een gevaar om de hoek. Wanneer een planning is gemaakt, waar niemand zich aan houdt, dan is het gedoemd te mislukken. Plannen is geen uitstel; het is een afspraak die je met jezelf en je omgeving maakt om taken in volgorde van prioriteit uit te voeren.
Kwadrant 3 – Niet belangrijk / urgent
In dit kwadrant van de Eisenhower matrix stel je weer de vraag of de taak die uitgevoerd moet worden, daadwerkelijk bij jouw verantwoording ligt. Wanneer het ook door anderen kan worden uitgevoerd, dan is de taak voor jou niet belangrijk. Blijkt dat de taak niet tot morgen kan liggen, maar vandaag binnen enkele uren moet worden opgepakt en uitgevoerd, dan is de urgentie hoog.
Ook wanneer iemand aan een grote klus bezig is die vandaag af moet, is het onmogelijk om zichzelf in tweeën te splitsen door een andere spoedklus ‘erbij te nemen’. Door op zoek te gaan naar een ander die wel qua tijd in staat is de opdracht uit te voeren, is er mogelijkheid dat de opdracht met spoed behandeld en uitgevoerd wordt. Binnen timemanagement is dit vaak het moeilijkste kwadrant. Het komt neer op assertiviteit. In welke mate is iemand in staat om ‘nee’ te zeggen, zich niet te laten leiden door het ‘moeten’ van anderen en naar alternatieve oplossingen op zoek te gaan. Door goed uit te leggen dat je krap zit met tijd en wellicht de keuze te laten aan de ander welke taak je van hem/haar moet uitvoeren, wordt het duidelijk dat tijd niet te verruimen is.
Kwadrant 4 – Niet belangrijk / niet urgent
In dit kwadrant van de Eisenhower matrix staan taken die niet direct tot iemands verantwoordelijkheid behoren en ook niet vandaag hoeven worden uitgevoerd. Het wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. In de meeste gevallen lossen problemen in dit kwadrant zichzelf op of kunnen ze op de lange termijn ingepland worden. Durch Einfach Liegen Lassen Erledigen (DELLE) is een uitspraak die goed van toepassing is op dit kwadrant; ‘laat maar liggen, het lost zich vanzelf op’.
In praktijk zijn het veel overbodige taken die zich in dit kwadrant nestelen. E-mails die in cc naar mensen gestuurd worden zijn hier een goed voorbeeld van. Vaak denkt men dat al die cc-tjes gelezen moeten worden, maar het tegendeel is waar. Het is een vorm van bewijsvoering en het kost alleen maar tijd om alles door te lezen en acties op te volgen, die voor de daadwerkelijk geadresseerde bedoeld zijn. Ook social media (YouTube filmpjes, Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp enz.) passen goed in dit kwadrant en zijn, mits bedrijfsmatig gebruikt, een enorme tijdverspiller tijdens werktijd.
Planning
Met name in kwadrant 2 van de Eisenhower matrix is planning een belangrijke factor. Het loont om overzichtelijk takenlijsten te maken op basis van een eerlijke en concrete tijdsindicatie. Jezelf voor de gek houden door te denken dat een taak, die eigenlijk 2 uur duurt, in een half uurtje gepiept is, helpt niet. Door een grote opdracht in deeltaken op te splitsen, wordt het aantrekkelijker om eraan te werken en zullen deadlines gemakkelijker te behalen zijn.
Het werken met zogenoemde to-do lijstjes maken het overzichtelijk wat allemaal is afgekomen op een dag. Dit stimuleert en motiveert om de volgende werkdag weer vol goede moed te starten. Door taken onder te verdelen in de vier kwadranten, wordt het gemakkelijker om prioriteiten te stellen en goed te weten of taken gedelegeerd of geschrapt kunnen worden.
Meer informatie of de matrix downloaden: zie deze link.
