
Nieuwe spelregels voor geheimhouding en vertrouwelijkheid
Transparantie is voor raadsleden het sleutelwoord om op die wijze de inwoners te laten zien hoe en wat er in de raad wordt besproken. Echter, sommige zaken vragen om behandeling achter gesloten deuren of een vorm van vertrouwelijkheid omdat anders oplossingen niet mogelijk zijn. Vanaf 1 april gelden er nieuwe spelregels voor geheimhouding en vertrouwelijkheid.
De nieuwe regels zijn een gevolg van de nieuwe wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur.
Voor raadsleden zet de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden op een rij wat de belangrijkste rechten, en de nieuwe plichten, zijn:
Geheim
Informatie die raadsleden tijdens een gesloten deur vergadering opdoen is voortaan automatisch geheim. Tot geheimhouding beslissen is dus niet meer nodig. Opheffing van de geheimhouding moet nog wel afzonderlijk besloten worden.
De raad kan beslissen om raadsleden die geheime informatie lekken tot drie maanden de toegang tot geheime informatie te ontzien.
De mogelijkheid om individuele raadsleden over geheime informatie te informeren verdwijnt.
Door de invoering van de nieuwe wet kunnen naast raadsleden ook burgemeester, college en commissies geheimhouding opleggen aan stukken. Geheimhouding kan worden opgeheven door diezelfde instellingen of door de raad.
Bekrachtiging vervalt
Het vereiste van bekrachtiging is per 1 april vervallen. Vanaf het moment dat informatie onder geheimhouding gedeeld is met de raad, kan de raad beslissen of de geheimhouding in stand moet blijven of opgeheven dient te worden. Indien een meerderheid van de leden van de raad het niet eens is met de geheimhouding, kan het besluit worden genomen de geheimhouding op te heffen. Zolang daartoe niet wordt besloten, geldt de geheimhoudingsplicht.
Anderen
Zodra geheime informatie is gedeeld met de raad is alleen de raad nog bevoegd om de informatie met anderen te delen dan waarmee deze informatie reeds was gedeeld. Bij deze anderen gaat het om anderen dan de organen van het gemeentebestuur, daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan fractieondersteuners of duo-raadsleden. Met andere woorden: alleen de gemeenteraad is nog bevoegd om de kring van personen die kennis hebben van de geheime informatie uit te breiden. Ook is alleen de raad vanaf dat moment nog bevoegd om de geheimhouding op te heffen.
Advies
Met name over die mogelijkheid om geheimhouding op te leggen door het college maakt de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden zich zorgen. Zo kan de raad een informatieachterstand krijgen doordat er een tijd zit tussen het geheim verklaren van stukken en het delen van die stukken met de raad. Het is belangrijk om hier duidelijk afspraken over te maken om de raad in haar rol als hoogste orgaan van de gemeente te houden.
Commissieleden
Wanneer een commissie waarin raadsleden zitten (dit kan dus een raadscommissie, een door de raad ingestelde bestuurscommissie, of een door de raad ingestelde overige commissie zijn), geheime informatie verkrijgt, krijgt de gehele gemeenteraad tevens deze informatie. Daarnaast wordt geregeld dat een commissie informatie waar zij geheimhouding op heeft gelegd, kan verstrekken aan de raad, het college, de burgemeester en de rekenkamer. Ook is in deze wet opgenomen dat indien de geheimhouding is opgelegd door een commissie, de geheimhoudingsplicht door zowel de commissie als door het orgaan dat die commissie heeft ingesteld kan worden opgeheven. Tot slot bepaalt deze wet dat indien een lid van een door de raad ingestelde commissie de geheimhoudingsplicht schendt, dit lid bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden kan worden uitgesloten van het ontvangen van geheime informatie.
Wet open overheid
De hoofdregel is dat geheimhouding in acht moet worden genomen, totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd deze weer heeft opgeheven. Op deze hoofdregel bestaan twee uitzonderingen. De eerste uitzondering doet zich voor als informatie onder geheimhouding met de raad is gedeeld. In dat geval is de raad altijd als enige bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Om deze reden dient een Woo-verzoek ook te worden ingediend of doorgeleid naar de raad, omdat de raad beslist op het verzoek om de geheimhouding op te heffen en dus ook of de informatie waarop het Woo-verzoek ziet al dan niet openbaar wordt gemaakt.
Griffier
De rol van de griffier bij integriteitsschendingen is beschreven in een handreiking die op de website van de Vereniging van Griffiers is gepubliceerd.
Meer informatie
Wil je meer lezen over de geheimhoudingsregels dan is het artikel De geheimhoudingsregeling op de schop van advocaat Richard Elsen de moeite waard.
Alle wijzigingen zijn ook terug te zien in de presentatie die Madeleine Wolfs, griffier van Weert, heeft gemaakt, klik hier voor deze presentatie.
De geheimhoudingsregels die per 1 april van kracht zijn op basis van de nieuwe wettelijke regels zijn door het ministerie in een speciale circulaire toegelicht.
De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft veel gepubliceerd over de integriteit voor raadsleden, bekijk hier onze leeromgeving.
De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft eerder geconsulteerd op de weten maakt zich zorgen over gevolgen voor de positie van gemeenteraden.
Ook de regels met betrekking tot integriteit zijn veranderd met de invoer van deze wet. Lees daarover dit artikel.
De nieuwe regels en vragen over geheimhouding zijn ook terug te lezen in een factsheet van de VNG.
Wil je teruglezen hoe de wet door Tweede en Eerste Kamer is behandeld en wat de reden is van diverse keuzes, klik hier voor alle parlementaire informatie.