Raadsleden willen meer dan alleen administratie ondersteuning

Raadsleden wensen meer en andere ondersteuning om hun functie optimaal te kunnen uitoefenen. Met name strategische ondersteuning door de griffie en een duidelijkere rolverdeling met het college en de ambtelijke organisatie staan bovenaan het verlanglijstje. Dit komt naar voren in een onderzoek door Berenschot.

Zowel raadsleden als griffiers hebben behoefte aan een meer strategische griffier, in plaats van vooral een administratief ondersteuner waarvan in veel gemeenten sprake is. Raadsleden hebben moeite met het doorgronden van ingewikkelde dossiers en hebben behoefte aan ondersteuning. Dit komt door de toegenomen complexiteit van de gemeentelijke opgaven, vooral rondom de decentralisaties en schaalvergroting, en de afname van de gemiddelde omvang van fracties.

In veel gemeenten is de ondersteuning vanuit de griffie niet of onvoldoende beschikbaar. Mede door het gebrek aan ondersteuning worstelen raadsleden, maar ook Statenleden, met hun controlerende en kaderstellende functie.

Genoemde oorzaken van het tekort aan ondersteuning vanuit de griffie, zijn:

• De raad is onbekend met de mogelijkheden van ondersteuning. Voorbeelden zijn onbekendheid met de invulling van het recht op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, en onbekendheid met de reikwijdte van het recht op het stellen van “onderhandse vragen”. Er moet dus ingezet worden op het vergroten van kennis van raden/Staten over het instrumentarium dat ze tot hun beschikking hebben.
• De griffie heeft daarnaast te weinig tijd en/of kwaliteit om de raad goed te ondersteunen. De functie van griffier is in de Gemeentewet en Provinciewet niet nader ingevuld. Wel is verplicht een instructie vast te stellen met daarin nadere regels over hun taak en bevoegdheden. Uit onderzoek komt naar voren dat hier door gemeenten en provincies uiteenlopend invulling aan wordt gegeven. In een deel van de gemeenten is dit niet goed geregeld. Hierdoor ontbreken afspraken over taakverdeling en rolinvulling die er wel zouden moeten zijn. Bovendien zijn de instructies voor de griffier niet opgesteld in overleg met de Vereniging van Griffiers, waardoor deze onvoldoende worden gedragen.
• Raden of colleges gunnen griffiers geen strategische positie. Gemeenteraden zijn vaak terughoudend in het zichzelf gunnen van ondersteuning door de griffie, terwijl ze er zelf over gaan.

Onduidelijkheid rolverdeling raad en college

Ook bestaat er vaak onduidelijkheid over de rolverdeling tussen raad/Staten en college en vinden raads- en Statenleden ook vaak dat ze niet goed worden geïnformeerd door het college. Voorbeelden hiervan zijn:

• Colleges weten niet goed wat actieve informatieplicht inhoudt.
• De raad/Staten is zelf niet duidelijk over welke informatie hij wenst te ontvangen. Het college gaat ook niet actief het gesprek aan met de raad/Staten over welke informatie hij wenst te ontvangen.
• De presentatie van informatie laat te wensen over.
• Informatie is vanwege de complexiteit van de opgave lastig leesbaar en/of niet beschikbaar.

Er is in de kaderstelling dus behoefte aan meer agenderen/initiërend zijn door de raad/Staten. Raads- en Statenleden willen ook graag beter geïnformeerd worden door het college.

Verhouding raad en ambtelijke organisatie

De raad en ambtelijke organisatie worstelen met de vraag hoe ze zich tot elkaar verhouden. Ambtenaren vinden het bijvoorbeeld soms lastig te bepalen aan wie ze verantwoording dienen af te leggen wanneer ze opdrachten uitvoeren voor college én raad. En raadsleden weten soms niet of ze een mondelinge/schriftelijke vraag via het college moeten stellen, of direct aan een ambtenaar.

De decentralisaties in het sociaal domein en de Omgevingswet hebben tot gevolg dat ambtenaren meer individuele afwegingsruimte krijgen. Gemeenten en provincies zijn op zoek naar een balans tussen het stellen van kaders en het laten van ruimte voor de professional om zijn of haar werk te doen. Daarbij speelt de vraag welke ruimte de wet biedt om besluiten aan individuele ambtenaren over te laten. Enerzijds willen gemeenten en provincie graag de professional ruimte geven, anderzijds dient besluitvorming legitiem te zijn.