Raadsvergaderingen tijdens verplichte sluiting; wat kan wel en niet?

Bijna alles ligt stil door Covid-19 en ook gemeenteraden vergaderen niet meer. Hoe kan een gemeenteraad toch besluiten nemen, zonder bij elkaar te komen? De belangrijkste wetten, regels en tips op een rij om het gemeentebestuur draaiende te houden nu sociaal contact tot een minimum wordt beperkt.

Om een volwaardig raadsbesluit te nemen is het quorum nodig in een fysieke raadsvergadering; een minimaal aantal raadsleden dat aanwezig is. Dit is doorgaans minimaal de helft. Bij een raad van 35 zijn er dus 18 raadsleden nodig om een geldig raadsbesluit te kunnen nemen. Als dat aantal niet gehaald wordt kan de vergadering niet worden geopend.

Alleen fractievoorzitters afvaardigen om namens hun fractie te stemmen is niet toegestaan. Elk raadslid brengt immers zelf diens eigen stem uit¹.

Uitzondering

Er is echter wel een manier om een raadsvergadering te houden waarbij minder raadsleden aanwezig zijn dan het quorum. De burgemeester kan, wanneer in eerste instantie het quorum niet wordt gehaald, een tweede vergadering uitschrijven. Bij deze tweede vergadering hoeft niet minimaal het quorum aanwezig te zijn². In dit geval zou een vergadering wel kunnen doorgaan met slechts de fractievoorzitters.

Geldig raadsbesluit

Voor een geldig raadsbesluit is een meerderheid van de aanwezige raadsleden nodig in een geldige vergadering. Bij een ‘tweede vergadering’ zou in principe ook enkele raadsleden voldoende kunnen zijn. Zodoende kan in de komende weken een raadsvergadering plaatsvinden om de broodnodige besluiten te nemen, waarbij de contacten en gezondheidsrisico’s tot een minimum worden beperkt.

Beraadslaging via skype?

Het voorbereiden van een raadsvergadering zou ook buiten de raadszaal kunnen plaatsvinden via e-mail, skype of een ander communicatieplatform. Probleem is echter dat dit niet transparant is. Een belangrijk onderdeel van de beraadslaging van de raad is dat deze (in principe) altijd openbaar is. Wanneer de raad besluit om de fase van oordeelsvorming voor een raadsvergadering via de e-mail te doen, valt het dus aan te raden om van tevoren af te spreken om deze e-mails achteraf te publiceren via het raadsinformatiesysteem.

Het stellen van technische en schriftelijke vragen door gemeenteraadsleden kan gewoon doorgaan.

Vergadering zonder publiek

Een raadsvergadering zonder publiek is ook altijd mogelijk³. Via een livestream kan deze vergadering dan wel door het publiek worden gevolgd.

Overleg met Binnenlandse Zaken

De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft in deze periode nauw contact met het ministerie van Binnenlandse Zaken en overige partners in het lokale bestuur over het verloop en het continueren van democratische processen.

Deze is deels gebaseerd op informatie die van Olaf Schuwer, adviseur voor griffie(r)s, in zijn nieuwsbrief bekend heeft gemaakt.

¹ Gemeentewet artikel 32 lid 2

² Gemeentewet artikel 20 lid 2+3

³ Gemeentewet artikel 23 lid 2+3