Regionale samenwerking via gemeenschappelijk informatieportaal
DEN HAAG – Honderdtwintig raads- en bestuursleden van de gemeenten Dongeradeel, Dantumadiel, Ferwerderadiel en Kollumerland (DDFK-gemeenten) kunnen effectiever regionaal vergaderen door stukken te verspreiden via het Gemeenschappelijk Informatieportaal. NotuBiz, kennispartner van Raadslid.Nu, heeft raadsgriffier Tineke Toren van de gemeente Kollumerland geïnterviewd over de digitale vergaderapp NotuBox.
Wat zijn de voordelen van een Gemeenschappelijk Informatieportaal?
“Door middel van samenwerkingsverband kunnen we als gemeenten onze krachten bundelen. Alle vier de gemeenten werkten voorheen al met NotuBox. Men gebruikt de vergaderapp NotuBox voor de vergaderingen van de gemeenteraad, het college en voor vergaderingen van de gemeenschappelijke regeling.
“Voor een goede samenwerking is het handig dat alle partijen een gelijke informatiepositie hebben en beschikken over de laatste versie van agenda’s en stukken. Daarom hebben we gekozen voor een Gemeenschappelijk Informatieportaal. Dit portaal bestaat binnen de NotuBox-omgeving en is toegankelijk voor alle vier de gemeenten.”
Waarvoor gebruikt u NotuBox het meest?
“Binnen het samenwerkingsverband gebruiken we NotuBox voor al onze gezamenlijke bestuurlijke vergaderingen. Een fijne bijkomstigheid is dat we op deze manier geen stukken meer kwijtraken in het e-mailverkeer.
“Het is zowel mogelijk om stukken met iedereen, als met een selecte groep, te delen. Tijdens de vergaderingen beschikken de deelnemers over dezelfde agenda’s met bijlages in dezelfde volgorde. Dat vergadert bijzonder plezierig en bespaart veel tijd doordat men niet meer de mailbox naar stukken hoeft te zoeken. NotuBox is een helder vormgegeven applicatie, waarvan iedereen weet dat hij daar alle raadsinformatie kan vinden.
“Wanneer iemand iets wijzigt, wordt dit automatisch doorgevoerd in de NotuBox van alle leden van het samenwerkingsverband. Dat is erg fijn. Wanneer een agendapunt toegevoegd wordt aan een vergadering, staat deze bij iedereen op de agenda. Zo hebben we geen last van missende of dubbele informatie en zijn we allemaal op de hoogte.”
Wat zijn de ervaringen van andere gebruikers?
“Het Gemeenschappelijke Informatieportaal wordt door circa 120 raads- en bestuursleden gebruikt. Ik heb vernomen dat iedereen goed overweg kan met het portaal, omdat alle functies precies hetzelfde werken als in de vertrouwde omgeving van de NotuBox. Vergaderen maakt een groot deel uit van het werk van een raads- of bestuurslid, dus het is een groot voordeel dat we vanuit een vertrouwde omgeving kunnen werken.”
Hoe bevalt de serviceverlening van NotuBiz?
“Als er problemen zijn dan neem ik contact op met het SupportTeam. De serviceverlening is prima; problemen worden snel opgelost. Hier ben ik heel tevreden over.”
Meer weten?
Het Gemeenschappelijk informatieportaal is bij tientallen gemeenten in gebruik. Als partner van de lokale democratie informeert NotuBiz griffies actief over de mogelijkheden van het portaal. U kunt bij de griffie informatie opvragen over de mogelijkheden, of een brochure aanvragen via info@notubiz.nl.
Samenwerken middels Gemeenschappelijk Informatieportaal
De gemeente Donderadeel vergadert sinds 2012 papierloos met de digitale vergaderapp NotuBox. Sinds 2015 maakt Dongeradeel samen met drie aangrenzende gemeenten deel uit van de gemeenschappelijke regeling DDFK-gemeenten (Dantumadiel, Dongeradeel, Kollumerland en Ferwerderadiel). Alle vier de gemeenten vergaderden individueel papierloos met behulp van de NotuBox, maar niet in een gezamenlijke omgeving. Communicatie liep hierdoor soms langs elkaar heen en niet iedereen had toegang tot de meest actuele informatie. De oplossing: een Gemeenschappelijk Informatieportaal.
Bron: Raadslid.Nu, de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, 9 september 2016.
Heeft u zich al aangemeld voor de Raadsacademie in Assen? Klik hier voor meer informatie.
Social media: Raadslid.Nu is ook te volgen op Twitter (@RaadslidNu), Facebook en Linkedin.
Raadslid.Nu is de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en staat voor een sterke en krachtige positie van gemeenteraden ten behoeve van het functioneren van de lokale democratie.
Wist u dat sinds de wijziging van het rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden, de gemeente de contributie van de beroepsvereniging vergoedt, waarvan een raadslid in verband met de uitoefening van zijn functie lid is.
Nog geen lid van de vereniging? Een collectief lidmaatschap kost maar 35 euro per persoon en commissieleden en fractieondersteuners vallen, wanneer zij ook aangemeld zijn, binnen een collectief lidmaatschap. Het individueel lidmaatschap kost 75 euro. Aanmelden kan hier!