Tips voor een betere informatievoorziening gemeenteraad
Raadsleden zijn niet tevreden over de huidige informatievoorziening aan de gemeenteraad. Verbetering van de informatievoorziening is nodig voor goede besluitvorming door de raad. Wij hebben de negen belangrijkste tips voor raadsleden op een rijtje gezet.
De aanbevelingen en tips staan in het rapport ‘Verbetering informatievoorziening aan de raad’ dat het Arnhemse bureau KplusV heeft uitgevoerd in opdracht van de Vereniging van Griffiers. Het onderzoek keek naar de wensen en behoeften van raadsleden en de dagelijkse praktijk, en biedt verschillende handreikingen met tools en checklists voor verbetering van de informatievoorziening. Dit zijn de negen belangrijkste tips:
1. Ga met elkaar in gesprek
De voor het onderzoek gebruikte werksessies bevielen zo goed dat de wens werd geuit om periodiek met elkaar in gesprek te blijven gaan over de kwaliteit van de informatievoorziening.
Een werksessie is een bijeenkomst met raadsleden, griffiemedewerkers, medewerkers van de gemeente (en in een enkel geval een wethouder) die rechtstreeks met elkaar over het vraagstuk van informatievoorziening in gesprek gaan. In bijeenkomsten daarover kunnen raadsleden ook onderling met elkaar spreken over de soort raadsvragen die zij willen stellen, de functie van de vragen en de alternatieve mogelijkheden die er zijn om aan informatie te komen.
2. Pak de regie
De raad kan voor een belangrijk deel zelf de regie op informatievoorziening pakken. Bijvoorbeeld door aan het begin van de raadsperiode, en/of van een voorbereidingstraject van een beleidsvoorstel wensen mee te geven over het raadplegen van informatiebronnen: burgers, belangenorganisaties, deskundigen en onderzoeken.
3. Maak afspraken met het presidium
Het presidium kan ook een rol vervullen door sturing te geven aan de regierol van de raad en kaders op te stellen. De raad kan bijvoorbeeld aan het begin van de raadsperiode expliciet afspraken maken over de rol die het presidium hier kan vervullen.
4. Zorg voor betere raadsvoorstellen
De kwaliteit van raadsvoorstellen moet verbeterd worden. Het is in raadsvoorstellen vaak onduidelijk wat er van de raad wordt verwacht en welke informatie er beschikbaar is. Er is daarom de behoefte om expliciet in raadsvoorstellen te benoemen wat de bevoegdheid en de ruimte die de raad heeft om eigen keuzes te maken is.
Raadsvoorstellen moeten inzicht verschaffen in de taak, de rol en de cirkel van invloed van de gemeente en daarbinnen de rol van de raad (kaderstellend, beleidsbepalend) en het college: uitvoerend.
5. Vraag om betere formats
Voor de raadsvoorstellen zijn in gemeenten algemene formats ontwikkeld. Deze voldoen niet altijd aan de functie van informatielevering. Bijvoorbeeld voor de samenvatting is het gewenst dat het doorverwijzingen naar documenten met details bevat, waardoor een raadslid zelf kan beslissen om zich verder in lezen of niet. De beleidskeuzes en het voorstel zijn ook een belangrijk onderdeel. Door in een format op te nemen welke beleidskeuzes voorliggen en welke keuzes in de voorbereiding zijn gemaakt, wordt de raad meegenomen in de afweging die het college in de voorbereiding van het voorstel heeft gemaakt.
6. Laat je anders informeren
Er zijn verschillende mogelijkheden waarop de raad en raadsleden geïnformeerd kunnen worden over actuele vraagstukken die leven in de samenleving. Een verandering die raadsleden aankaarten is de presentatie van informatie via beeld en/of geluid.
Daarnaast hebben raadsleden vaak behoefte aan rondetafelgesprekken met deskundigen of belanghebbenden rond een onderwerp. Die vinden al wel plaats, maar de ervaringen ermee zijn wisselend als het gaat om de tijd die ermee gemoeid is en het rendement dat raadsleden ervaren.
7. Zorg dat je de weg weet in het raadsinformatiesysteem
De ervaringen met raadsinformatiesystemen zijn wisselend. Belangrijk is dat raadsleden zelf hun weg kunnen vinden in een RIS. Hierbij is er begeleiding van raadsleden nodig, aan het begin van de raadsperiode maar ook daarna. Het is ook van belang raadsleden te betrekken bij de aanschaf en de inrichting van zo een systeem. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden over de inhoud en weten raadsleden zich te navigeren door het systeem.
8. Maak een betere planning
Tijd en tijdbesteding van raadsleden om informatie te verkrijgen speelt ook een rol in het goed voorzien zijn van informatie.
Om goed in de regierol te zitten moet de raad kunnen anticiperen op ontwikkelingen. Een termijnagenda kan de raad daarbij helpen. Daarin staat aangekondigd wanneer welke onderwerpen gaan spelen in een raadsperiode en welke onderwerpen in een kalenderjaar aan de orde komen via een raadsvoorstel.
9. Zorg voor meer overzicht
Daarnaast moet de raad het overzicht kunnen houden om de controlerende rol te bewerkstelligen. Als het college de raad informatie verschaft over de stand van zaken van een dossier en over wat er naar verwachting nog moet gebeuren om tot een voorstel te komen, dan vermindert dat de onduidelijkheid voor raadsleden.
Meer informatie
'Verbetering informatievoorziening aan de raad', het rapport van KplusV. Zie hoofdstuk 5 van het rapport voor de handreikingen en checklists: Handreiking voor het organiseren van een werkatelier over informatievoorziening aan de raad, Checklist ter verbetering van raadsvoorstellen, en de Checklist ter verbetering van een format voor raadsvoorstellen.
Zie ook Beoordelingskaart raadsvoorstellen, een overzicht van de belangrijkste vragen die raadsleden zich kunnen stellen, gemaakt door De Argumentenfabriek.
'Informatievoorziening schiet te kort', lees ook wat Sjir Hanssen, algemeen bestuurslid van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en VVD-raadslid in Rheden zegt over digitalisering en informatievoorziening.
Meer lezen over digitale informatievoorziening? Zie ook: 'Denk na over de gevolgen van digitalisering voor de gemeente'.