Vernieuwde spelregels voor ambtelijke bijstand

Deel objectieve informatie ruimhartig met raadsleden en gebruik ambtelijke bijstand als objectieve informatiebron. Dit zijn twee vernieuwde van de vijf spelregels die staan in de nieuwe handreiking Omgaan met ambtelijke bijstand van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Met de twee vernieuwde spelregels voor een goede omgang met ambtelijke bijstand wil de VNG er voor zorgen dat de handreiking ook voor raadsleden de moeite waard is om kennis van te nemen. De handreiking moet worden gelezen als een verduidelijking van de verordening voor ambtelijke bijstand.

Vijf spelregels

In de handreiking over omgaan met ambtelijke bijstand staan vijf spelregels:

• Deel objectieve informatie ruimhartig met raadsleden;
• Geef de griffier een verbindende rol;
• Investeer in de driehoek, dat wil zeggen de samenwerking tussen griffier, gemeentesecretaris en burgemeester;
• Werk op basis van duidelijke verantwoordelijkheden en rollen;
• Gebruik ambtelijke bijstand als objectieve informatiebron, en dus niet voor het uithoren van de ambtenaar over het standpunt van het college.

Informatie

Raadsleden dienen net als het college van B&W gebruik te kunnen maken van de uitgebreide kennis en informatie in de ambtelijke organisatie. Dat komt in het algemeen de kwaliteit van de besluitvorming ten goede. De eerste spelregel luidt daarom: Deel objectieve informatie ruimhartig met raadsleden. Bevorder een bestuurscultuur waarin raadsleden van de kennis en expertise van ambtenaren gebruik mogen maken, of het nu gaat over simpele informatieverzoeken of uitgebreidere vormen van bijstand, zo staat er in de handreiking te lezen.

Bedreigingen

Om te voorkomen dat de deur van ambtenaren wordt platgelopen door ijverige raadsleden is het wel belangrijk om enkele werkafspraken in de gemeente af te spreken. Die komen in de andere spelregels aan bod. Het uitgangspunt om vanuit de ambtelijke organisatie ruimhartig objectieve informatie met raadsleden te delen, kent verschillende risico’s en bedreigingen. Zo moet worden voorkomen dat raadsleden een onevenre­dig beroep op de capaciteit van ambtenaren doen.

Raadsgriffier

Het is daarom verstandig dat de griffier een verbindende rol krijgt toebedeeld. De modelverordening bevat hiervoor al de nodige aangrijpingspunten. Onder meer wordt in de modelverordening benadrukt dat de griffier de tussenpersoon is tussen raad en ambtelijke organisatie. In die rol kan hij adviseren over welk instrument door het raadslid ingezet wordt. Dit stelt de griffier in staat om procedureel overzicht te houden en te bewaken. Het aan de griffier toekennen van een verbindende rol zorgt ervoor dat raadsleden met hun informatiebehoefte aan de juiste ambtenaar worden gekoppeld. Raadsleden hoeven niet zelf in de organisatie op zoek te gaan naar de juiste persoon.

Meer informatie

De handreiking Omgaan met ambtelijke bijstand is hier te lezen.