Verslag presidiumvergadering bewaren

Het opgenomen verslag van een presidiumvergadering moet worden bewaard. Wie wat heeft gezegd in de beslotenheid van de presidiumvergadering hoeft niet in het verslag te staan. Dat is de uitkomst van een uitspraak van de rechtbank naar aanleiding van een kwestie in de raad van Veldhoven.

De rechtbank Oost-Brabant stelde in de betreffende kwestie een raadslid deels in het gelijk. Dit raadslid was afwezig tijdens een vergadering van het presidium. Volgens het raadslid had de burgemeester in de vergadering van het presidium uitspraken over het functioneren van het raadslid gedaan. Het raadslid eiste daarop het openbaar maken van het verslag en in ieder geval van het audioverslag. Dat audioverslag was vernietigd – in strijd met artikel 4.1a van de wet open overheid - en de rechtbank vond het aannemelijk dat het niet meer beschikbaar was. Echter, dat vernietigen van het audioverslag, gemaakt voor het maken van het schriftelijk verslag, had volgens de rechtbank niet gemogen.

Naam en toenaam

In het verslag hoeft geen helderheid te worden gegeven wie tijdens de vergadering van het Presidium wat precies heeft gezegd, vindt de rechtbank. Volgens het raadslid had in het schriftelijk verslag duidelijk moeten staan wie wat heeft gezegd, zodat bijvoorbeeld duidelijk zou zijn wat de burgemeester over het functioneren van het raadslid heeft gezegd. Volgens de gemeenteraad hoeft dat niet want de vergadering van het Presidium heeft tot doel interne politieke zaken te bespreken, zonder dat direct helder wordt wie wat zegt.

Wet open overheid

De rechtbank geeft de gemeenteraad gelijk dat er Presidiumvergaderingen een besloten karakter hebben. Het feit dat een raadslid zich kan laten vervangen door een collega maakt nog niet dat de vergadering van het Presidium openbaar zijn. De gemeenteraad heeft zich daarbij ook beroepen op artikel 5.1, tweede lid onder e van de Wet open overheid, namelijk dat openbaarmaking van de namen van de deelnemers in het verslag een aantasting is van de persoonlijke levenssfeer.

Besloten karakter Presidium

Het feit dat de gemeentelijke gedragscode voorschrijft dat persoonsgegevens worden gepubliceerd is volgens de rechtbank van ondergeschikte betekenis. “De leden van het Presidium zijn weliswaar fractievoorzitters die vanwege hun functie ook in de openbaarheid treden, maar van doorslaggevende betekenis is dat de vergaderingen van het Presidium besloten zijn. Het besloten karakter van vergaderingen is in zijn algemeenheid bedoeld om met een beperkt gezelschap vertrouwelijk enkele onderwerpen te bespreken. Beslotenheid maakt vrije uitwisseling van gedachten en standpunten mogelijk en kan ertoe leiden dat daardoor de kwaliteit van de beraadslaging in die besloten vergadering wordt bevorderd. Dit betekent dat bij een verzoek om openbaarmaking van het verslag van zo’n besloten vergadering de belangen van de deelnemers aan die vergadering moeten worden betrokken en zorgvuldig moeten worden afgewogen tegen het belang van de openbaarheid.”

Meer informatie

Voor wie de gehele uitspraak van de rechtbank Oost-Brabant wil teruglezen, klik hier.

Voor meer informatie over geheimhouding, zie ook de nieuwe wettelijke regels die per 1 april 2023 van kracht worden. Hieruit blijkt dat het mogelijk blijft dat de burgemeester of de commissaris van de Koning vertrouwelijke informatie kan bespreken met het presidium of met een aantal leden uit de raad.

Voor vragen over de werking van de nieuwe regels, mail naar: info@raadsleden.nl