Vijf tips voor veilig digitaal vergaderen
Raadsleden zijn volop bezig met digitaal vergaderen in verschillende vergadertools. Dit brengt soms problemen met zich mee doordat bijvoorbeeld ongewenste personen de vergadering verstoren. In dit overzicht laten we vijf tips zien om veilig te kunnen vergaderen.
In de gemeente West-Betuwe ging het mis toen een vergadering over het wegenplanbeheer opeens werd verstoord. Racistische uitingen, hakenkruizen en pornografische beelden werden gedeeld in de vergadering. De vergadering was openbaar zodat bewoners mee konden praten. De link naar de vergadering stond daarom op de website van de gemeente. Hierdoor kon iedereen meedoen, zowel inwoners die mee wilden praten als kwaadwillenden.
‘Zoom-bombing’
Waren dit dan hackers? Nee, hacken is het inbreken in een computer, omdat de link naar de vergadering openbaar was gedeeld is er geen sprake van hacken. Er was in dit geval een menselijke fout gemaakt door de link naar de vergadering openbaar te delen zonder deze te beveiligen met een wachtwoord. De populariteit van de vergaderapp Zoom speelt hierbij ook een rol. Kwaadwillenden zoeken het internet door naar openbare Zoom-vergaderingen. Deze worden dan gebombardeerd met ongewenste berichten, geluiden en video’s. Dit heet ‘Zoom-bombing’ en door de populariteit van Zoom gebeurt dit relatief vaak bij Zoom, maar dit kan bij elke andere digitale vergadertool ook gebeuren.
Wat kan je doen om te voorkomen dat je vergadering wordt verstoord? Deze vijf tips helpen je om kritisch te kijken naar de instellingen van je vergadering om kwaadwillenden weg te houden.
1. Vergrendel de vergadering
Het allerbelangrijkste om kwaadwillenden tegen te gaan is het vergrendelen van je vergadering. Afhankelijk van de vergaderapp die je gebruikt, zijn er verschillende opties. Het is belangrijk om de link naar de meeting niet openbaar te delen. Het beste kan gewerkt worden via emailadressen om deelnemers uit te nodigen. In sommige vergadertools is het ook mogelijk om de link naar de vergadering af te schermen met een wachtwoord. Dit wachtwoord deel je dan alleen met mensen die zich hebben aangemeld.
2. Maak gebruik van de wachtkamer
Vergadertools hebben vaak de optie om een wachtkamer of lobby in te stellen. Dan loggen de deelnemers in en dan moeten zij worden toegelaten door de host van de vergadering. Dit geeft de host controle om te kijken wie er binnenkomt en wanneer.
3. Vergrendel het delen van je scherm en bestanden
Ook in de vergadering zijn er een aantal instellingen waar je op kan letten. De eerste is het delen van je scherm. In de instellingen kan gekozen worden dat alleen de host zijn/haar scherm kan delen of dat andere deelnemers eerst toestemming moet vragen om hun scherm te delen. Door dit in te stellen voorkom je dat andere ongewenste beelden kunnen laten zien.
4. Gebruik de mute-knop
De tweede belangrijke instelling is de mute-knop. Allereerst is het handig om de microfoon van deelnemers te dempen. Dit voorkomt niet alleen dat mensen de vergadering kunnen verstoren, maar ook dat er geen omgevingsgeluid te horen is, wat de kwaliteit van het gesprek verbeterd. In sommige vergadertools is het ook mogelijk om ervoor te zorgen dat deelnemers hun eigen microfoon niet meer kunnen aanzetten. Dat is vooral handig bij hele grote groepen of escalaties.
5. Het verwijderen van deelnemers
Mocht het toch zo zijn, dat er ongewenste deelnemers binnenkomen via de bijeenkomst dan kan je die het beste verwijderen. In de meeste vergadertools kan dit door in de deelnemerslijst te kijken en daar staat de mogelijkheid om de individuele deelnemer te verwijderen. Hierbij helpt de wachtkamer ook omdat als deze persoon dan weer opnieuw wil deelnemen, deze eerst daar terecht komt.
Meer weten
Naast deze vijf tips, schreven we eerder al over het belang van het controleren van de beveiligingseisen voor videoconferencingtools. Burgerparticipatie is ook digitaal belangrijk daarom stelde het samenwerkingsverband Democratie in Actie de volgende Inspiratiegids Digitale Participatie (pdf) op. Waar moet je opletten bij het bewaren van digitale vergaderingen, dat lees je in dit overzicht.