U bent hier

Webinar digitaal vergaderen en besluiten: de do’s en dont’s

Bijna zeshonderd raadsleden namen vanmiddag deel aan het webinar digitaal vergaderen en besluiten. De raadsleden kregen tips en adviezen en werden bijgepraat door raadsleden en vergaderexpert John Bijl over hoe om te gaan met online vergaderen. Het webinar werd geleid door Liesbeth Tettero.  

⇒De webinar terugkijken kan hier.

Het webinar bestond uit drie panelleden: Jeroen Bruijns, raadslid van de gemeente Breda, Robin Kersbergen, raadslid van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk en John Bijl, directeur van het Periklesinstituut. Beide raadsleden vertellen over hun ervaringen met digitaal vergaderen. John Bijl heeft een handreiking geschreven over digitaal vergaderen.

Bahreddine Belhaj, voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, onderstreept het belang voor de lokale democratie van de spoedwet die digitaal vergaderen en besluiten door de gemeenteraad wettelijk mogelijk maakt. Hij riep de gemeenteraadsleden op om regie te houden als gemeenteraad op de lokale agenda: "Het is belangrijk dat de raad juist in deze tijden zijn controletaak goed uitvoert. Daarom is het belangrijk dat de gemeenteraad zelf zijn agenda blijft bepalen en zich niet laat wegcijferen."

Vragen van raadsleden

Door vragen te stellen aan het panel, vragen te beantwoorden van het publiek en door middel van korte filmpjes werd ingegaan op de belangrijkste thema’s rondom digitaal vergaderen en besluiten. Zo stellen raadsleden vragen over de onderwerpen van een online vergadering, over wat als er een storing is en of er ook geschorst kan worden. "De raad bepaalt zijn agenda en daarom is het belangrijk om over meer te praten dan alleen de coronamaatregelen", adviseerde Jeroen Bruijns. "Neem de tijd om te wennen aan online vergaderen, begin niet meteen met het debat over een langslepende cultuurnota", zei John Bijl. Bij een storing is het verstandig om met elkaar vooraf af te spreken wat je doet, met name ook als er bijvoorbeeld een hele fractie uitvalt. "De voorzitter bepaalt hoeveel minuten er wordt geschorst. Wanneer je dan als fractieleden met elkaar wilt overleggen, zul je dat wel op een andere applicatie moeten doen", aldus Jeroen Bruijns.

Basiskennis

Het webinar begon met de kernpunten van de wet digitale besluitvorming en wat dit betekent voor gemeenteraden. Jeroen Bruijns vertelt over zijn ervaringen in Breda met digitaal vergaderen: "Wij waren donderdagavond bijna met volledige bezetting in onze eerste onlinevergadering. We hebben drie tot vier keer geoefend. We hebben ook een spelregel toegevoegd, namelijk dat moties 24 uur van tevoren bij de griffier ingeleverd moeten worden. Daarbij hebben we afgesproken dat het ook staande de vergadering mogelijk moet blijven om moties in te dienen."

Vaardigheden van het raadslid

Wat doe je als raadslid voor, tijdens en na de online raads- of commissievergadering. John Bijl onderstreept dat het belangrijk is dat raadsleden beseffen dat je in een camera kijkt en dus altijd in beeld bent. "Zorg dat je in de camera kijkt. Je zit thuis, maar dat de vergadering live wordt uitgezonden en iedereen dus kan meekijken wat je doet en hoe zit of kijkt. Bovendien spreek netjes via de voorzitter en hou je bijdrage zo kort mogelijk. Spreek met nog wel meer overtuigingskracht want in een beeldvergadering kom je anders over dan in een gewone vergadering". 

John Bijl heeft, in samenwerking met Victor Vlam, alle adviezen en tips voor raadsleden gebundeld in een handreiking (pdf). Ook heeft hij de tips overzichtelijk op een rij gezet. 

Tips voor de vergadering vanuit de handreiking van John Bijl.

Debatteren

John Bijl onderstreept dat raadsleden niet alleen vragen moeten stellen aan het college maar ook en vooral in een online vergadering ook met elkaar het debat aangaan: "Een goed debat is interactie met elkaar." Raadslid Jeroen Bruijns waarschuwde dat raadsleden voorkomen dat ze een monoloog afsteken. "Zorg dat je je bijdrage zo kort mogelijk houdt en zorg dat je hebt geordend wat je wilt zeggen. Zorg dat je je dus goed voorbereid bent en maak gebruik van je fractiegenoten om mee te schrijven voor de tweede termijn want anders lukt het niet, daarvoor is het allemaal te intensief."

Tips tijdens de vergadering van de handreiking van John Bijl. 

Voorzitten

Robin Kersbergen heeft al ervaring met het voorzitten van een vergadering. Belangrijk voor een voorzitter van een online vergadering is volgens het Bodegraven-Reeuwijkse raadslid dat je jezelf als voorzitter nog beter voorbereid dan voor een vergadering in het stadhuis of gemeentehuis: "Je moet zorgen dat je de thuisopstelling op orde is, dat je herkenbaar en verstaanbaar bent en dat je het knopje kunt bedienen om de microfoon dicht te zetten. Wij hadden bijvoorbeeld een vergadering waarbij er heel veel herrie ontstond omdat bij een van de deelnemers de koffie werd binnengebracht."

Stemmen

Een belangrijk onderdeel van de spoedwet voor digitaal vergaderen en besluiten is dat het formeel wettelijk is toegestaan om digitaal te besluiten. Stemmen in een digitale vergadering kan door hoofdelijke stemming waarbij het belangrijk is dat iedereen bij het uitbrengen van de stem goed en duidelijk is beeld is. Het is toegestaan om gebruik te maken van een speciale stemapp. "Maar je moet er dan wel voor zorgen en kunnen controleren dat ieder raadslid zelf zijn stem uitbrengt", aldus Jeroen Bruijns, die ook actief is als projectleider voor Democratie in Actie en de VNG. Bij schriftelijk stemmen is het belangrijk dat raadsleden in overleg met de griffier goed afspreken hoe en op welke wijze dit moet plaatsvinden, met name over hoe de stembriefjes teruggebracht worden.

Meer weten?

Het terugkijken van de webinar kan hier. Voor meer vragen over digitaal vergaderen kunt u naast uw eigen griffier terecht bij de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden: Info@raadsleden.nl en Helpdesk Servicepunt Democratie in Actie: diaservicepunt@vng.nl. Ook is het mogelijk dat u vraag bij de veelgestelde vragen staat.