Griffier

De griffier is het eerste aanspreekpunt van de raad. Elke gemeenteraad moet een griffier hebben. De griffier geeft ondersteuning aan de raad en de (raads)commissies. De griffier is bij alle raadsvergaderingen aanwezig om het verloop ervan te stroomlijnen en de griffier ondertekent alle officiële stukken van de raad.

De griffier vervult daarmee de functie van secretaris tijdens de raadsvergaderingen, maar doet nog veel meer: de griffier is namens de raad de vertegenwoordiger, belangenbehartiger en gesprekspartner in de driehoek met burgemeester en gemeentesecretaris. De griffier is bovenal ook ondersteuner van raad en raadsleden en levert zo een cruciale bijdrage in het functioneren van de lokale democratie. De griffier en de medewerkers van de griffier tezamen wordt de 'griffie' genoemd.

De griffier ondersteunt de raad op drie manieren:

1. Spilfunctie 

De griffier vervult een spilfunctie in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld. De griffier is tussenpersoon tussen de raad en het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en inwoners. De griffier is daarom dé vertegenwoordiger van de raad in de lokale driehoek met burgemeester en gemeentesecretaris en om die reden heeft de griffier in het belang van de raad een gelijkwaardige positie met burgemeester en gemeentesecretaris. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig (wanneer hij geen adequaat antwoord kan geven) voorleggen aan de secretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie.

2. Inhoudelijke ondersteuning 

De griffier is verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van de raad en van raadsleden. Inhoudelijke ondersteuning gaat verder dan het verstrekken van feitelijke informatie en omvat ook meer dan technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. De griffier bereidt het startprogramma van de raad voor en regelt het inhoudelijk ondersteunings- en leerprogramma voor de raad gedurende de raadsperiode. De griffier kan in opdracht van de raad ook onderzoek verrichten over grote en kleine kwesties, tevens fungeert de griffier als ondersteuner van de raad in (her)benoemingsprocedures voor de nieuwe burgemeester. De griffier verzorgt op verzoek van de raad ook het bevorderen van inspraak- en participatieprocessen en democratieontwikkeling in de gemeente, zoals het bevorderen van de interesse in het raadswerk. De griffier is ook verantwoordelijk voor de raadsbrede communicatie. Daar waar raadsleden en raden in positie willen komen in regionale samenwerking of verbonden partijen is de griffier de eerste ondersteuner van de raad. Daarnaast vervult de griffier dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad. 

3. Secretariële ondersteuning

De griffier fungeert daarnaast ook als secretaris van de raad als geheel en woont de raadsvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder meer een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit het archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie.

De raad is werkgever

De griffier is in dienst van de gemeenteraad. Daarmee is de raad feitelijk de werkgever van de griffier. De gemeenteraad bepaalt hoeveel en welke middelen er beschikbaar zijn voor de griffier en welke verantwoordelijkheden de griffier op zich neemt. De gemeenteraad positioneert de griffier idealiter zodat deze op gelijkwaardige positie met burgemeester en secretaris in de lokale driehoek de belangen van de raad mede kan behartigen. Het werkgeverschap van de gemeenteraad ligt in handen van de werkgeverscommissie. Dit is een aparte commissie die uit een aantal raadsleden bestaat en als een echte werkgever toeziet op het functioneren van de griffier en daarbij ondersteund kan worden door de afdeling personeelszaken.