Interview: Werkdag van een griffier - Pamela van Oosten

Tijdens de Maand van de hulptroepen maak je als (nieuw) raads- of commissielid kennis met de vaste ondersteuners van de raad. Deze week staat de griffier in het middelpunt.

Afgelopen maandag kon je lezen welke rollen de griffier (en het griffieteam) vervult. Maar hoe ziet een werkdag van een griffier er eigenlijk uit? Pamela van Oosten-Meester, griffier in gemeente Westland, geeft ons een inkijkje in een dag uit haar werkzame leven.

7:45 uur  

Als de wekker gaat kan ik rustig opstarten. Mijn man heeft zijn eigen routine en ook onze 17-jarige zoon is zelfstandig geworden. Hij zit op het MBO in Delft en mijn man en ik werken in hetzelfde dorp. Na een warme douche eet ik een bakje kwark met granola en kijk even snel in de Westlandse editie van het AD of er nog iets over de lokale politiek wordt geschreven.

9:00 uur  

Vanuit mijn woonplaats Hoek van Holland rijd ik in een ruim kwartier met de auto naar Naaldwijk. Het liefst zou ik vaker met de fiets naar werk willen gaan, maar ik heb meestal veel tassen mee te nemen; een laptop en veel papieren. Zo heb ik gisteren de tekenboeken meegenomen van kantoor, hierin staan de raadsbesluiten die officieel getekend moeten worden. Het is altijd goed opletten; de gemeente Westland heeft twee kantoren; een backoffice waar de meeste ambtenaren werken en een frontoffice waar onder andere de raadzaal en de fractiekamers zijn. Vandaag begin ik vanwege de raadsvergadering in het gemeentekantoor met de raadzaal, het ligt prachtig in het centrum. We hebben er als griffie geen eigen plek, maar kunnen één van de fractiekamers gebruiken overdag.

9:30 uur  

Bij binnenkomst spreek ik meerdere collega’s, het sociale aspect is binnen ons team erg belangrijk. Ik check mijn e-mail, omdat op een dag van de raadsvergadering vaak veel heen en weer wordt gemaild. Als ik niet oppas, ga ik ook andere e-mails beantwoorden, maar mijn collega’s melden dat het overleg om 10:00 uur begint. Ik pak snel een kop koffie en open de teamvergadering.

10:00 uur

Vandaag is het onderwerp van het teamoverleg uiteraard de raadsvergadering. Het gaat niet alleen over de inhoud, maar ook over praktische zaken; Wat zijn de bijzonderheden? Zijn er bloemen geregeld als deze moeten worden uitgereikt? Is er een planning gemaakt met de bodes van dienst? Is de catering aanwezig? Kortom; wat kunnen we in praktische zin verwachten? Op inhoud staat er ook het nodige te gebeuren, zo moeten we scherp zijn of er moties en amendementen komen. We proberen het proces zo goed mogelijk stroomlijnen. We controleren bijvoorbeeld of een ingediend stuk een motie of amendement is.

11:00 uur

Na de vergadering weten alle medewerkers wat er vandaag van hen wordt verwacht. Gelukkig doe ik het werk niet alleen; het team bestaat uit twee raadsadviseurs die ook plaatsvervangend griffier zijn, twee commissiegriffiers, een griffiemedewerker en mijn persoon. Voor een gemeenteraad van 39 zetels en een twintigtal commissieleden in een honderdduizend-plus-gemeente is dat soms aanpoten. Onlangs ging een collega met pensioen, die wordt binnenkort opgevolgd. Het team gaat aan de slag en ik maak een start met de advisering op de vandaag ontvangen moties en amendementen. Hierbij plan ik altijd spontaan een overleg in met de beide raadsadviseurs; de ene gaat over  financiën, de andere over bestuurlijke zaken. Het is goed dat wij drieën altijd van alles op de hoogte zijn, in geval van nood moeten zij mij kunnen vervangen.

11:20 uur

Met een collega bespreek ik kort de planning voor het bezoek van acht klassen van een middelbare school die volgende week langskomt. 160 HAVO- en VWO-scholieren komen langs en leren hoe de gemeenteraad werkt. Gelukkig ligt er een draaiboek klaar en kunnen we altijd rekenen op de enthousiaste hulp van onze raadsleden. Ik heb de werktelefoon in de buurt, omdat de meeste vragen vandaag voor mij zijn. Een inwoner belt of hij een presentatie mag geven in de raad. Ik meld de man dat dit niet gebruikelijk is, maar het sturen van foto’s of aanvullende informatie is altijd welkom. De raad moet immers goed geïnformeerd zijn. De informatie komt al dezelfde dag binnen en mijn collega plaatst de 24 foto’s op het iBabs, ons raadsinformatiesysteem.

11:30 uur

Tussendoor heb ik even tijd om te kijken welke e-mails niet kunnen wachten om beantwoord te worden. Ook komt een collega even snel de kopij voor de gemeentepagina’s laten zien. Vandaag is de deadline voor de lokale krant: de krant moet de juiste agenda’s van de commissievergaderingen en raadsvergaderingen correct weergeven.

12:00 uur

We hebben pauze. Met het gehele team lunchen we in het bedrijfsrestaurant. Hoewel we even moeten terugschakelen, zie je dat het stiekem vaak over werk gaat wat wordt besproken.

12:30 uur

Na de lunch start ik met het opstellen van een voorzittersmemo voor onze burgemeester. In grove schets was dit memo al af, maar de actualiteit vraagt wat wijzigingen. In het memo staat alles waarop we scherp moeten zijn; bijvoorbeeld hoeveel raadsleden er aanwezig zijn, wat de reden voor afwezigheid is, maar ook of er bepaalde raadsleden niet deelnemen aan een bepaalde stemming vanwege mogelijke belangenverstrengeling, zijn er insprekers aangemeld en uiteraard het aantal moties en amendementen. We maken alles voor besluitvorming gereed.

13:30 uur

Een laatste blik wordt op het memo geworpen, samen met de raadsadviseurs, dan versturen we de definitieve versie naar de burgemeester. Tussendoor ga ik verder met adviseren over de binnendruppelende moties en amendementen. We kijken op inhoud naar de gestelde eisen, bijvoorbeeld of er geen financieel ongedekte moties worden ingediend.

14:00 uur 

Een enkele keer komt het voor dat op een dag van de raadsvergadering ook met collega’s uit de regio een overleg gepland staat. In Westland zijn de raadsvergaderingen op woensdag, elders in de regio ook op dinsdag of donderdag. Met de Griffierskring Haaglanden overleggen we met acht griffiers (of vervangers namens de griffie) elk kwartaal. Het is goed om elkaar te zien, deze keer blikken we terug op de  raadsverkiezingen. Je kunt je dag vullen met allerlei netwerkbijeenkomsten, maar voor de Griffierskring maak ik altijd tijd. Ook de samenwerkende griffiers van 100.000-plus-gemeenten en de Vereniging van Griffiers krijgen tijd in mijn agenda. Als het niet fysiek kan, kun je vaak ook online aansluiten.  

15:30 uur

Op de B&W-kamer heb ik overleg met Bouke Arends, de burgemeester. In een half uur spreken we het memo door en staan we ook even stil bij de gehele raadsagenda.  

16:00 uur

De drukke dag zorgt voor wat inhaalwerk; ik bel een aantal mensen terug die mij niet hebben kunnen bereiken. We komen nog eens met collega’s om tafel en doen de laatste checks. Met een collega zie ik nog even tijd om te kijken naar de cv’s van kandidaten om ons team te versterken. Er zitten goede kandidaten tussen, dus er worden direct wat tijdstippen gemaild naar de kandidaten.

17:00 uur

Voorafgaand aan raadsvergaderingen vindt altijd bestuurlijk vooroverleg plaats: het is een brede groep die dan samenkomt; raadsleden die voorzitter zijn van één van de vier raadscommissies, portefeuillehouders, griffiemedewerkers en bestuursadviseurs van het college. Voor elke commissie is er een apart overleg; de wethouders lopen naar de diverse ruimten. De conceptagenda van de eerstvolgende raadscommissie wordt besproken en de actie- en toezeggingenlijsten  worden doorgelopen.  Zo wordt druk op B&W en de ambtelijke organisatie gehouden.

18:00 uur

In de Agendacommissie stellen alle commissievoorzitters, de burgemeester en ondergetekende gezamenlijk de agenda’s vast om naar buiten te brengen.

18:15 uur

Gezamenlijk met de deelnemers van het BVO wordt er gegeten. Er is voor grote schalen lasagne gezorgd en het is goed om elkaar ook even te spreken over privé onderwerpen.

18:45 uur 

Alle spullen worden naar de raadzaal gebracht. Als griffier ga ik naar de B&W-kamer, hier nemen we de laatste stand van zaken door; soms zijn er plots mensen verhinderd vanwege ziekte. Ik help de burgemeester met het omhangen van de ambtsketen. Getweeën gaan we iets voor aanvang naar binnen en schudden in een ronde de handen van de aanwezigen.

19:00 uur 

In de raadsvergadering staan meerdere bestemmingsplannen op de agenda (waarvoor meerdere insprekers, zowel voor- als tegenstanders aanwezig zijn). Verder bespreekt de raad een initiatief voor ouderenwoning en wordt de lokale onderwijshuisvesting besproken. Er wordt ongeveer op de helft van de vergadering geschorst omdat enkele partijen nog even ruggenspraak willen houden met elkaar.

22:30 uur 

De vergadering is ten einde. Ik bedank mijn collega’s Anneke, Inger, Mandy, Yvonne en Ted na de vergadering. Als team hebben we weer goed werk geleverd.

23:30 uur 

Na de raadsvergadering is er tijd voor een borrel en een bitterbal. Meestal ben ik een van de laatsten die weggaat. Omdat ik met de auto ben gekomen, sluit ik af met een bitterbal en een glas cassis. Morgen wacht weer een nieuwe dag uit het leven van een griffier.