Online hulpmiddelen om invloed te krijgen op raadsinformatie

Elk raadslid weet dat het eigen gemeentelijk raadsinformatiesysteem boordevol met informatie zit over de meest uiteenlopende onderwerpen.

Hoe en op welke wijze kan de gemeentelijke informatie niet alleen toegankelijk zijn voor inwoners, maar ook vooral voor raadsleden zodat zij tot betere besluitvorming kunnen komen? Het is een vraag waarover raadsleden, griffiers maar ook de aanbieders van raadsinformatiesystemen (RIS) zich het hoofd buigen.

Eén van de grootste RIS-leveranciers van Nederland, Notubiz, ontwikkelt online platforms zodat raadsleden gemakkelijker kunnen zoeken in de hoeveelheid informatie door dossiervorming en het bundelen van informatie met slimme AI-technieken in themadossiers. “De focus is erop gericht om informatie beter vindbaar te maken”, aldus Dudok van Dalen van Notubiz. De Rotterdamse RIS-leverancier draait testen met een negental gemeenten, waaronder Amsterdam, Den Haag, Altena en Alphen-Chaam.

Windmolens

Daarnaast zijn er ook particuliere initiatieven die ontstaan uit de praktijk van het raadswerk en de griffieondersteuning en de behoefte om zicht te krijgen op de enorme hoeveelheid informatie. Een daarvan is Debatrijk, een startup opgericht door twee raadsleden uit Ermelo. Volgens één van de oprichters Peter Garritsen is de frustratie met de huidige systemen een van de redenen voor hun initiatief. “De huidige systemen zijn vaak niet toegankelijk genoeg voor raadsleden en vooral niet voor burgers. Vandaar dat we Debatrijk hebben opgericht om informatie voor de raad en burgers toegankelijker te maken.”

Antwoord

Het initiatief van Debatrijk kan beschouwd worden als een antwoord op de discussie over hoe niet alleen raadsleden maar ook inwoners meer zicht krijgen op gemeentelijke informatie. Gemeenteraden (en dus gemeenten) informeren inwoners nog steeds gebrekkig, bleek uit een onderzoek van Nieuwsuur in januari 2024. Het systeem dat Debatrijk heeft ontwikkeld biedt mogelijkheden voor persoonlijke pagina’s en maakt het bijvoorbeeld gemakkelijk om alles te vinden over welk onderwerp dan ook, bijvoorbeeld het onderwerp windmolens. Het onlinesysteem van Debatrijk verzamelt alle relevante documenten, variërend van RES-rapporten tot raadsvoorstellen over windenergie. Debatrijk is met een pilot begonnen in Zeist en er zijn inmiddels andere gemeenten, zoals Leidschendam-Voorburg die bekijken of het aanbod van Debatrijk beantwoordt aan de wens om meer zicht te krijgen op alle gemeentelijke informatie.

Almeloos kanaal

Dat onderzoek van Nieuwsuur heeft de noodzaak voor meer zicht op gemeentelijke informatie vergroot. Dat blijkt ook bij Notubiz. De RIS-leverancier is druk doende met nieuwe AI-zoeksystemen en specifieke themapagina’s waardoor alle stukken over een bepaald onderwerp op de betreffende pagina te vinden zijn. Een voorbeeld is het Almeloos kanaal waar aanwonenden te maken hebben met verzakkende huizen. “We zijn bezig om ook alle raadsvoorstellen, moties en verslagen van commissie- en raadsvergaderingen toe te voegen zodat je over een onderwerp alles op één pagina kunt vinden”, aldus Van Dalen. Notubiz maakt het dit jaar ook mogelijk dat met AI in de zoekmachine naar documenten kan worden gezocht en werkt ook aan het mogelijk maken van zogeheten semantisch zoeken, dat wil zeggen wanneer je raadslid intoetst dan ook informatie naar boven komt die je anders pas vindt met het woord Statenlid.

Voorbeeld

Zowel Notubiz als Debatrijk werken bij het vernieuwen van de online informatie ook aan de mogelijkheid van het zichtbaar maken van tijdlijnen op onderwerpen en dossiers. Een goed voorbeeld daarvan is de website van de Eerste Kamer, die per wetsvoorstel vlot en makkelijk overzicht biedt hoe de besluitvorming is verlopen op een wetsvoorstel. Vanwege de nieuwe ontwikkelingen op het aanbieden van online-informatie en de nieuwe zoek- en selectiemogelijkheden zal ook deze website, evenals de meeste platforms voor raadsinformatiesystemen, de komende jaren anders ingericht worden, met meer ruimte voor AI-hulpmiddelen.

Apeldoorn

Om zowel inwoners als raadsleden meer en beter van informatie te voorzien krijgen inwoners en raadsleden van de gemeente Apeldoorn sinds 1 november een verbetering van de zoekfunctionaliteit in het Raadsinformatiesysteem met AI-oplossing MAAT. “Artificial intelligence is in opmars en biedt nieuwe mogelijkheden. We zijn blij dat de inwoners en de raad van de gemeente Apeldoorn daar de vruchten van kunnen plukken”, zegt Menno Klopper, plaatsvervangend griffier van de gemeente Apeldoorn.

Meer informatie

De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers vinden dat alle gemeentelijke informatie aan de raad op een toegankelijke en overzichtelijke wijze moet worden aangeboden. Beide verenigingen voeren het overleg ook met de Vereniging van Gemeentesecretarissen zodat raadsinformatie vanuit het college toegankelijk en overzichtelijk is voor raadsleden, en voor inwoners.

Wil je meer weten over de constante discussie en wat de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden doet op het gebied van informatievoorzieningen? Klik hier.