Raad Emmen organiseerde grip en controle op groot project

Raadsleden kunnen wel degelijk grip en controle organiseren op de uitvoering van een groot project. Een voorbeeld daarvan is de werkwijze van de raad van Emmen bij de uitvoering van het project om het centrum van de Drentse gemeente te vernieuwen. De raad maakte onder meer gebruik van een extern adviesbureau om zo grip en controle te krijgen op de uitvoering door het college.

In 2008 begon het project de vernieuwing van het centrum van Emmen, wat begroot werd op 468 miljoen euro. Om grip en controle te krijgen op dit project maakte de gemeenteraad van Emmen een aantal belangrijke werkafspraken. De raad liet zich bijstaan door een extern adviesbureau om zo de expertise in huis te halen die die nodig was bij de controle op dit project. Het adviesbureau informeerde de raad over de details en het proces, zodat de raad daarover duidelijke en gerichte vragen kon stellen aan het college. “We hebben tevens het college gedwongen ons (de raad) zeer strak op de hoogte te houden”, vertelt Henk Huttinga, raadsnestor in Emmen, sinds 1994 raadslid in de Drentse stad voor de ChristenUnie.

Maandelijks overleg

Gedurende het project, dat zo’n twee raadsperioden duurde, had de commissie bestuur en middelen een maandelijks bijpraatmoment over de centrumvernieuwing. Deze commissie bestond voornamelijk uit fractievoorzitters, waarvan een deel financieel onderlegd was. Ook waren er veel zelfbewuste en krachtige raadsleden. Deze raadsleden hielden zich, over de muren van oppositie en coalitie heen, gezamenlijk bezig met het onderwerp. Volgens Huttinga moet er namelijk niet alleen sprake zijn van een collectief geheugen in de raad, maar is het ook belangrijk dat de raadsleden samenwerken. Vanwege het belang om gezamenlijk afspraken te maken, moeten ze elkaar weten te vinden. Om zo te sturen op meer grip en controle op een dergelijk groot project.

In kwartaalrapportages is door de raad aan het college gevraagd naar voortgang, kwaliteit en financiën. De externe adviseur bleek bij de beoordeling van deze rapportages erg behulpzaam. Het adviesbureau kon de raad multidisciplinair bijstaan over bijvoorbeeld beleid, bouw, kwaliteit en planning. Opmerkelijk is dat de raad tussentijds van adviesbureau is gewisseld. De raad koos daarvoor om zo grip en controle te blijven houden op het proces. De extra kosten die daarmee waren gemoeid, waren volgens Huttinga de moeite waard.

Gesprekspartner

Niet een wethouder maar het hele college was gesprekspartner voor de gemeenteraad betreffende dit project. Dat kwam mede omdat de vernieuwing van het centrum meerdere portefeuilles aanging. De burgemeester fungeerde daarbij als coördinator. De raadsleden zaten als gevolg van de gemaakte afspraken en werkwijze ook de burgemeester op de huid om dingen te organiseren. Ze zorgden voor een open houding binnen het college betreffende de dingen die er aan zaten te komen. Het gevolg: de raad bleef aan zet en kon tips en adviezen blijven geven aan het college, in plaats van andersom. Huttinga adviseert de methode voor gemeenten die grote projecten niet gewend zijn.

Resultaat

Het resultaat van de gekozen werkwijze is dat de raad nadrukkelijk aan het stuur van het project stond. Maar ook dat het project op zowel kwaliteit en financiën goed is afgerond, met een budgettaire meevaller van acht miljoen.

Bij een project van meer dan tien miljoen euro ligt het voor de raad voor de hand om dezelfde methode toe te passen. Want de raad heeft  gemerkt dat wanneer de gemeenteraad het college goed aanlijnt, dan lijnt het college zichzelf ook goed aan. Het college wil tenslotte niet afgerekend worden op zijn acties.

Meer informatie

De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden houdt op vrijdag 12 maart 2021 een Webinar over de wijze waarop de raad grip en controle kan krijgen op grote projecten. De link naar de inschrijfpagina vindt u hier.

Wanneer u ervaring hebt met grip en controle of het gebrek daaraan op grote projecten, kunt u de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden informeren via: info@raadsleden.nl