Waar moet je op letten bij het bewaren van audiovisuele verslagen?

Raadsleden vergaderen vanwege het coronavirus digitaal. Als er nieuwe vergadertools worden gebruikt is het belangrijk dat deze audiovisuele verslagen, zogeheten videotulen, op de juiste manier worden gearchiveerd. Dit zijn de drie aandachtspunten die je als gemeenteraad met de griffie moet bespreken bij de afspraken over de archivering van videotulen.

Het is belangrijk om te beseffen dat videotulen niet alleen de beelden met geluid zijn, maar ook de verslagen die besproken worden zoals de agenda en de besluitenlijst. Het gaat dan om de videotulen van zowel raads- als commissievergaderingen. Het eerste aandachtspunt is dan ook hoe lang je deze moet opslaan. Vaak wordt de archivering van de videotulen uitbesteed aan de leverancier van het raadsinformatiesysteem (RIS), maar de archiefplicht ligt nog steeds bij de gemeente. Na maximaal 20 jaar moeten de beelden worden overgeheveld naar de archiefbewaarplaats.

Eigendomsrechten

Het is niet alleen belangrijk om afspraken te maken over het bewaren van de videotulen, maar ook over de intellectuele eigendomsrechten. Dit heeft ook invloed op de afspraken over het archiveren van de beelden. Het is daarom belangrijk om hierover afspraken te maken en deze in het contract vast te leggen. Zo voorkom je dat de leverancier opeens kosten vraagt voor het archiveren. Let hierbij ook op dat de videotulen voor burgers toegankelijk moeten zijn.

Technische aspecten

Als laatste is het belangrijk om te letten op de technische aspecten van de videotulen. Hierbij gaat het om twee zaken. Allereerst moet de metadata op orde zijn. Dit is de informatie over de videotulen. Als de data dan per ongeluk verloren gaat, kan via de metadata nog belangrijke informatie achterhaald worden. Hiervoor is een standaard opgesteld: Metadata Duurzaam Toegankelijk Overheidsinformatie (MDTO). Ook is het belangrijk om te kijken welk bestandstype je kiest om de bestanden op te slaan. De voorkeur gaat uit naar het bestandstype .MXF, en eventuele goede alternatieven zijn .MPEG4 en .MKV formats.

Meer weten?

Voor meer informatie over de archivering van videotulen kunt u de factsheet van de VNG (pdf) lezen.