Digitaal vergaderen: wat is daarvoor nodig?

Vergaderen als raadslid in een online beeldvergadering gaat een stuk gemakkelijker wanneer de technische hulpmiddelen goed geregeld zijn. Maar belangrijk is ook dat je als raadslid jezelf realiseert dat ook een digitale raadsvergadering door iedereen kan worden gezien. Zorg daarom dat je er representatief uitziet en zorg ervoor dat je een passende achtergrond hebt wanneer je als raadslid in beeld komt.

Om het online vergaderen gemakkelijker te maken, geven wij als Nederlandse Vereniging voor Raadsleden een aantal adviezen. Wij maken daarbij gebruik van de ervaring van gemeenteraden die al online vergaderingen hebben uitgevoerd:

1. Let op je kleding

Besef dat een online vergadering ook een officiële raads- of commissievergadering is zoals een vergadering in het gemeentehuis. Zorg daarom dat je op dezelfde wijze bent gekleed bent als wanneer je naar het gemeentehuis of stadhuis gaat voor een vergadering;

2. Een rustige plek

Zoek een rustige plek in je huis of waar dan ook van waar je deelneemt in de online raads- of commissievergadering, zodat anderen je niet kunnen storen of afleiden. Let op er dat bijvoorbeeld een huisdier niet zo maar in beeld komt;

3. Achtergrondbeeld

Wanneer je in beeld komt, let vooraf op de achtergrond die te zien is in de beeldvergadering. Probeer er voor te zorgen dat de achtergrond zo min mogelijk afleiding biedt. Er zijn online aanbieders die de mogelijkheid hebben om een andere neutrale achtergrond bij je beeld in te voegen.

4. Microfoongebruik

Wanneer je deelneemt aan een online beeldvergadering heb vooraf aandacht voor de functies van de microfoon. Het is mogelijk de zogeheten mute-knop te gebruiken. Wanneer iedere deelnemer dat doet en alleen de spreker de microfoon inschakelt, is de kwaliteit van het geluid veel beter. Dat maakt het beeld vergaderen prettiger.

5. Om de beurt spreken

In plaats van op een knopje drukken zoals in de gewone raadsvergadering is het belangrijk om je vinger op te steken zodat de voorzitter kan zien dat je het woord vraagt. Pas wanneer je het woord hebt gekregen, begin je met praten zodat het voor iedereen goed en duidelijk blijft wie wat zegt.

6. Koptelefoon of oortjes

Om het luistergemak te verhogen is het aan te bevelen om een koptelefoon of oortjes te gebruiken, zodat je tegelijkertijd kunt luisteren en door relevante documenten te bladeren.

Webinar

Naar verwachting stemt de Eerste Kamer dinsdag in met de spoedwet digitale beraadslaging en digitale besluitvorming. Vanaf komende woensdag kunnen gemeenteraden dan wettelijk goedgekeurd digitaal vergaderen en besluiten mits een aantal belangrijke kernpunten (invoegen de tien kernpunten uit de wet) goed zijn geregeld. Uw griffier werkt er samen met de Vereniging van Griffiers hard aan om de technische organisatie van de online vergaderingen goed te regelen.

Voor raadsleden komen er komende week online bijeenkomsten (webinars) waarin raadsleden ook vragen kunnen stellen over hoe je digitaal het beste kunt vergaderen, hoe je in een digitale omgeving moties en amendementen indient en hoe het stemmen is georganiseerd. Volg deze website en onze social mediaplatforms voor meer informatie.