Veelgestelde vragen over de werkgeversfunctie
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op!
1 Algemeen
1.1 Wat is de wettelijke basis voor het werkgeverschap van de raad?
De Gemeentewet, artikel 107 bepaald de wettelijke basis voor het werkgeverschap van de raad. Zo wijst de raad de griffier aan, en kan het bijvoorbeeld regels stelen over de organisatie van de griffie.
1.2 Wat is het verschil tussen de werkgeverscommissie en de vertrouwenscommissie?
De werkgeverscommissie stuurt de griffie(r) aan en heeft veelal een verordening werkgeverscommissie waarin de gedelegeerde bevoegdheden staan genoemd. Een vertrouwenscommissie heeft een specifieke opdracht rondom de procedure burgemeestersbenoeming en/of de jaarlijkse gesprekken met de burgemeester.
De bevoegdheden voor de vertrouwenscommissie staan in de verordening op de burgemeestersprocedure. Daarnaast is er veel informatie te vinden in de handreiking burgemeestersprocedure van BZK. Inhoudelijk hebben de commissies enkele taken die vergelijkbaar kunnen zijn, zoals het opstellen van een profiel, het houden van sollicitatiegesprekken en het houden van gesprekken. Echter, het grote verschil is dat de werkgeverscommissie de leidinggevende is van de griffier en niet van de burgemeester.
De griffier is wel secretaris van beide commissies. De burgemeester is geen lid van de werkgeverscommissie, hij/zij kan op verzoek adviseren. De werkgeverscommissie baalt in welke mate een burgemeester betrokken of geïnformeerd wordt en waarbij.
1.3 Welke positie moet de griffier hebben in de driehoek?
Een gelijkwaardige positie.
De griffier is de enige ambtenaar in het gemeentehuis die er enkel voor het belang van de raad zit. In de driehoek is het van belang dat burgemeester, griffier en gemeentesecretaris in gezamenlijkheid issues en ideeën bespreken die het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie stimuleren ter versterking van de gemeente of stad. Dit kan alleen als de griffier gelijkwaardig aan tafel zit en op waarde wordt geschat.
Als werkgeverscommissie kunt u de burgemeester en gemeentesecretaris hierop wijzen dat u verwacht van de griffier positieve verhalen te horen over hun besprekingen en betrokkenheid op dat vlak.
1.4 Wat is de ideale omvang van de griffie?
De ideale omvang van de griffie, het ideale aantal medewerkers van de griffie en/of het aantal Fte's is per gemeenteraad verschillend.
Om inzicht te verschaffen in de ideale omvang van jouw raad, zie de module 'De ideale omvang van de griffie' op de Leeromgeving, of deze infographic.
1.5 Mag een raadslid onderdeel uitmaken van de griffie?
Nee, tenzij het gaat om een andere gemeenteraad.
Volgens Artikel 13, punt 1, lid o (Gemeentewet) is een lid van de raad niet tevens ambtenaar in dienst van die gemeente of uit anderen hoofde aan het gemeentebestuur ondergeschikt of werkzaam ten behoeve van die gemeente.
1.6 Uit hoeveel personen moet een werkgeverscommissie bestaan?
Er is geen wettelijke basis voor het aantal personen. Idealiter is het aantal een oneven getal, en niet groter dan vijf personen.
Ook over de samenstelling bestaat geen verplichting. Idealiter zijn raadsleden uit oppositie- en coalitiefracties vertegenwoordigd in de commissie.
2 Wisselwerking raad en griffie
2.1 Hoe heb ik als werkgeverscommissie invloed op de griffie(r)?
De werkgeverscommissie gaat over de griffie via de ontwikkel-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. Daarbij kan scholing en coaching ingezet worden.
Zij stuurt de griffier rechtstreeks aan en de griffie indirect via de griffier. Indien er wensen zijn om de griffie verder te ontwikkelen, dan gaat de werkgeverscommissie hierover in gesprek met de griffier.
2.2 Hoe krijg ik de ambities van de raad in beeld en hoe vertaal ik deze naar mijn griffie?
Sommige ambities zijn al bekend, zoals geformuleerd in het raadsprogramma/akkoord of coalitieakkoord.
Daarnaast weten zowel griffier als commissieleden vaak welke ondersteunde werkzaamheden en adviezen de raad wenst. Door deze vragen regelmatig te bespreken, kan de griffie incrementeel ontwikkeld worden.
Ook kan de griffier gevraagd worden een visie op te stellen op de raadsontwikkeling, waarbij er ook trends en ontwikkelingen worden meegenomen.
Een andere mogelijkheid is dat een extern adviseur voor de raad, bijvoorbeeld via interviews van fractievoorzitters, een overzicht maakt van de raadsambities. Griffier en werkgeverscommissie kunnen deze raadsambities prioriteren. De werkgeverscommissie kan op voorstel van de griffier bepalen welke griffierfuncties, capaciteit, etc., daarvoor nodig zijn om de passende ondersteuning en advisering te kunnen bieden.
2.3 Waarover informeer ik de raad wel en niet ten aanzien van de griffie(r)?
Het is niet verplicht en ook niet aan te raden om de raad actief te informeren over alles wat de werkgeverscommissie doet en bespreekt. Omdat het om werkgeverschap gaat en voor een deel ook over functioneren van de griffie(r) is het belangrijk goed na te denken wie waarover en wanneer geïnformeerd wordt.
De werkgeverscommissie moet rekening houden met de wensen van de raad. Vaak worden ontwikkelingen van de raad en de vertaling daarvan naar de griffie besproken in de beslotenheid van een presidium of fractievoorzittersoverleg. Het is in dat geval belangrijker om informatie op te halen, dan informatie te delen.
Daar waar het gaat om het functioneren van de griffier, kan de werkgeverscommissie verschillende personen bevragen om een beeld te krijgen bij het functioneren. De verslaglegging van deze bijeenkomsten zijn geheim en worden niet gedeeld met andere raadsleden.
3 Mandateren
3.1 Wat houdt delegatie van de werkgeverstaken in? Hoe is dit anders dan mandateren?
De raad delegeert bevoegdheden aan de werkgeverscommissie. Als er gedelegeerd wordt, dan gaat de partij aan wie gedelegeerd wordt alleen over die bevoegdheden. Alle aan de werkgeverscommissie gedelegeerde bevoegdheden worden dus alleen uitgeoefend door de werkgeverscommissie. De delegatieverlening kan alleen de delegatie intrekken. Op enkele wettelijke bepalingen na (zoals aanwijzen, ontslaan en schorsen van de griffier) mogen verreweg de meeste bevoegdheden gedelegeerd worden. De werkgeverscommissie mag die zaken, die niet gedelegeerd mogen worden, wel voorbereiden voor de raad.
Het is sterk aan te bevelen om alle bevoegdheden die gedelegeerd mogen worden aan de werkgeverscommissie te delegeren. Alleen zo wordt het werkgeverschap goed gescheiden van de politiek. En wordt een veilige werkomgeving gecreëerd waarbinnen de werkgeverscommissie, samen met hun griffier als eerste adviseur, kan werken aan de organisatieontwikkeling om passend te zijn bij de ambities van de raad. Het delegeren zet het werkgeverschap dus op afstand, maar ontslaat de werkgeverscommissie niet van goed contact met de raad.
Mandateren wordt gedaan in een hiërarchische relatie, waarbij er aanwijzingen kunnen worden gegeven. De werkgeverscommissie heeft geen hiërarchische relatie met de raad, dus mandateren kan niet. De werkgeverscommissie mandateert de bevoegdheden wel aan de griffier voor de dagelijkse aansturing van de griffie. Aanbeveling hier is om de griffier dezelfde mandaten te verlenen zoals de gemeentesecretaris die ook heeft.
3.2 Wat mag de werkgeverscommissie allemaal mandateren aan de griffier?
Het is zeer raadzaam om alle bevoegdheden die voor de gemeentesecretaris zijn geregeld, ook voor uw griffier te regelen via mandatering. Alleen zo kan de griffier, als algemeen directeur van de griffie en als adviseur van de raad, de juiste stappen zetten in de nodige organisatieontwikkeling van de griffie en de juiste ondersteuning bieden aan de raad.
Daarnaast is het sterk aan te bevelen dat er binnen de budgetten van de griffie voor zowel raad als griffie vast budget is voor ontwikkeling en uitgaven die vrij te besteden zijn. Een gemeentesecretaris beschikt over een grotere eenheid aan personeel waarbinnen geschoven kan worden en in veel gevallen zijn er frictie- en organisatieontwikkelingsbudgetten. Tot op zekere hoogte is het voor een gezonde bedrijfsvoering van de griffie goed dat dit ook voor de griffie zo is, zodat niet ieder budget via het politieke besluitvormingsproces, en daarmee via de politiek, geregeld hoeft te worden.
3.3 Hoe zit dat met een volmachtsbesluit?
Door de Wnra is het ondertekenen van brieven en contracten voor werkgeverscommissies en griffiers een lastigheid gekomen, het 2-zijdige arbeidscontract dat vanaf toen gold kan alleen ondertekend worden door iemand die privaatrechtelijke handelingen mag verrichten.
Het College voor Arbeidszaken van de VNG heeft als oplossing geadviseerd burgemeesters de volmachtbesluiten te laten tekenen. Binnen de gemeente is het aan te raden de Burgemeester een volmachtsbesluit te laten nemen voor de werkgeverscommissie en griffier.
Het doel van deze volmachtbesluiten is om de griffier en de werkgeverscommissie het ondertekeningsmandaat te geven voor brieven en contracten.
4 Werving en selectie
4.1 Waar moet de werkgeverscommissie op letten bij de werving en selectie van de griffier?
Over de werving en selectie van de griffier is een webinar opgenomen, waar alle informatie, zoals het opstellen van het Griffiersprofiel, naar voren komen.
4.2 Wat is het voordeel van het Griffiersprofiel, en waar kan ik deze vinden?
De werkzaamheden die de griffier uitvoert, doet hij/zij altijd in opdracht van de gemeenteraad. Het is daarom belangrijk vast te leggen hoe en welke taken de raadsgriffier in opdracht en namens de gemeenteraad uitvoert.
Het griffiersprofiel en de ambtsinstructie voor de griffier leggen de werkzaamheden en verantwoordelijkheden vast, en de griffier in positie wordt gebracht.
Bekijk het griffiersprofiel in het rapport 'Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen', of bekijk het stappenplan ‘Naar een eenduidig functieprofiel voor de griffier’. Bekijk ook de modelinstructie voor griffiers.
4.3 Moet de nieuw aangestelde griffier een eed afleggen?
U kunt regelen welke functie ten overstaan van wie hij/zij de ambtseed afgenomen wordt. De griffier ten overstaan van de Raad en de overige ten overstaan van de werkgeverscommissie bijvoorbeeld. Ook mag er voor de griffie een specifieke tekst opgesteld worden.
5 Functionerings- en beoordelingsgesprekken
5.1 Waar moet ik op letten bij het voeren van een functionerings- of beoordelingsgesprek met de griffier?
Het is belangrijk om tijdens een gesprek
- Terug te blikken op de afgelopen periode.
- De ontwikkelingswensen van de griffier door te nemen.
- Te reflecteren op het werk van de griffie én de begeleiding door de werkgeverscommissie.
- Afspraken te maken over de komende periode.
Voor meer informatie over het voeren van het voeren van een functionerings- of beoordelingsgesprek met de griffier, zie: Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken griffiers.
6 Ondersteuning
6.1 Mijn griffier heeft een conflict: hoe ga ik daarmee om?
Is het de eerste keer dat u hoort over het conflict, vraag dan degene die zijn zorgen uit (als dit niet degene is met wie het conflict is) of degene die zich tot u wendt en ook het conflict met de griffier heeft, om rechtstreeks in gesprek te gaan met uw griffier. Het is altijd het beste dat de griffier de mogelijkheid krijgt zelf het gesprek aan te gaan en zo voorkomt u dat u een doorgeefluik van klachten wordt. Zijn de klachten er vaker, ook bij anderen, en is er een rode draad te ontdekken, dan heeft u wellicht een ontwikkelpunt waarover u met uw griffier in gesprek kunt gaan.
Indien de griffier bij u komt voor advies bij een conflict, sta dan open voor het gesprek en ga met hem of haar op zoek naar oplossingen. Indien nodig kunt u, zeker bij ernstige conflicten, het gesprek aangaan met degene waarmee het conflict is. Bespreek dit echter altijd eerst met uw griffier om te horen of dat wenselijk is. In sommige gevallen kan mediation helpen.
6.2 Werknemers van de griffie komen bij mij klagen over de griffier, hoe ga ik daarmee om?
Hierbij is het van belang om een balans te hebben in een betrokken werkgever zijn, maar wel met enige afstand. Sta open voor het gesprek, maar geef duidelijk aan dat de medewerker vooral met de griffier zelf in gesprek hoort te gaan. Voorkom dat u een directe lijn creëert voor iedere klacht, met mogelijke escalatie in het verschiet.
De crux zit hem in gedoe zo snel mogelijk op te lossen. Dit kan alleen als hierover het gesprek wordt aangegaan tussen medewerker en griffier. Indien u meerdere (van dezelfde) klachten van meerdere medewerkers krijgt, kunt u bepalen dat het van belang is dat u hierover het gesprek met uw griffier aangaat.
Uiteraard is het wel goed om de medewerkers goed te kennen, zo herkent u sneller of medewerkers goed in hun vel zitten.
Merkt u op dat een medewerker of medewerkers niet goed in hun vel zitten dan kunt u altijd het gesprek aangaan. Met de persoon zelf, als geïnteresseerd raadslid. Dit kan ook via uw griffier. Zo bent u wel een betrokken werkgeverscommissie, maar vergroot u incidenten niet.
