Raad beter betrekken bij werkgeversfunctie griffie

⇒ Download

De overgrote meerderheid van de raadsleden (ruim driekwart) vindt het een goede zaak dat de raad werkgever is van de griffie(r). Maar dat daarmee de raad ook kan bepalen wat de griffie als ondersteuning voor de raad kan betekenen, is nog onduidelijk. De helft van de raadsleden (53 procent) beschouwt het takenpakket van de griffier als een vaststaand gegeven. Dat de raad kan bepalen wat de taken van de griffie zijn, is slechts bewust bekend bij een minderheid (43 procent) van de raadsleden.

Dit blijkt uit het onderzoek ‘De raad als werkgever van de griffie(r)’, opgezet in samenwerking met de Vereniging van Griffiers. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, door Overheid in Nederland. De enquête, behorend tot het onderzoek, is uitgezet onder zowel raadsleden die actief én niet-actief in de werkgeverscommissie zijn.

Werkgeverscommissie

De werkgeverscommissie uit de gemeenteraad voert in de praktijk de werkgeversfunctie van de raad over de griffie(r) uit. Raadsleden, die actief zijn in de werkgeverscommissie, zijn tevreden of zeer tevreden (78%) over de bevoegdheden van de commissie. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie is een specifieke taak, en geen onderdeel van het fractievoorzitterschap (74%). De helft van de raadsleden die actief zijn in de werkgeverscommissie (56%) wil de volgende periode terugkeren in de commissie. Ruim dertig procent van de raadsleden die niet-actief zijn in de commissie zou wel lid willen worden in een volgende periode.

Onwetende P&O- & HRM-afdelingen

Ondanks het feit dat de werkgeversfunctie van de raad over de griffie(r) al sinds 2002 bestaat, is nog altijd tien procent van de P&O/HRM-afdelingen die volgens de raadsleden geen weet hebben van deze functie van de raad.

De verbetering van de ondersteuning door de P&O/HRM-afdeling zou zich volgens de raadsleden moeten concentreren op: (pro) actief zaken oppakken en aanleveren; ondersteuning en begeleiding bieden en kennis opdoen over de functie.

Raadsleden die actief zijn in de werkgeverscommissie hebben behoefte aan formats voor functionerings- en beoordelingsgesprekken (33 procent), formats voor het opstellen van een griffieplan (28 procent), formats voor het functioneren van de commissie (23 procent) en formats voor het beoordelen van de griffier door de commissie (19 procent).

Tips voor én door raadsleden

De raadsleden, actief in een werkgeverscommissie, hebben de volgende tips voor de nieuwe leden van de werkgeverscommissies die na de raadsverkiezingen van 2018 aantreden:

• Let op de rolverdeling van werkgeverscommissie en griffie(r);
• Evalueer en overleg met uw griffier;
• Informeer en communiceer; geef aandacht aan uw griffie(r);
• Beoordeel het functioneren van de griffier;
• Neem uw taak serieus, steun de griffier en ga er zichtbaar achter staan.

Ook geven de raadsleden die actief zijn in een werkgeverscommissie aan, dat nieuwe leden vooral zich niet moeten bemoeien, noch de baas spelen of politiek moeten bedrijven. Zij moeten hun taak ind werkgeverscommissie niet onderschatten en moeten zich niet laten leiden door de burgemeester of ambtelijke organisatie.

Ook raadsleden die niet-actief zijn in een werkgeverscommissie hebben tips voor de raadsleden die in de nieuwe werkgeverscommissies actief zijn:

• Wees je bewust van je rol als werkgeverscommissie;
• Laat je niet beïnvloeden door leden van het college;
• Betrek de rest van de raad bij wat je doet als werkgeverscommissie;
• Schep de helderheid over wat er verwacht kan worden;
• Laat de griffie(r) niet zijn gang gaan, laat de griffie(r) ook niet aan zijn lot over, maar wees een betrokken werkgever;
• Houd de communicatie naar de raad open en duidelijk.

Ook zij benadrukken dat er een aantal must-not-do’s zijn als nieuw lid van een werkgeverscommissie: wacht niet af of neem geen volgzame houding in, ben niet stil en houd niks geheim. Ook zij geven aan dat de nieuwe leden geen politiek moeten bedrijven in de werkgeverscommissie, en ook niet op de stoel van de griffier moeten gaan zitten.

Adviezen voor de nieuwe raadsperiode

Het is als raad belangrijk om bewust te zijn van de positie die hij inneemt ten opzichte van de griffie(r). Ook de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers hebben hiervoor een aantal aanbevelingen opgesteld voor de volgende raadsperiode:

1. Het eerste gesprekspunt voor de nieuwe werkgeverscommissie van de raad is de vraag: wat voor raad willen we zijn en wat voor griffie(r) hoort daar bij?
2. De werkgeverscommissie informeert en betrekt de rest van de raad bij het gesprek over rol, positie en taak van de griffie(r).
3. De werkgeverscommissie is zich bewust van zijn rol en positie en voert daarom bij aanvang een gesprek met de gemeentesecretaris over hoe de ambtelijke ondersteuning vanuit HRM ten behoeve van het werkgeverschap van de raad wordt ingevuld.
4. Werkgeverscommissie en griffier vormen een twee-eenheid, openheid en transparantie naar elkaar is essentieel. De werkgeverscommissie is daarom niet alleen een formele werkgever, maar geeft expliciete steun aan de griffier om de ogen en oren van de raad te kunnen zijn binnen de gemeentelijke organisatie.

Meer informatie over het onderzoek

Voor het volledige onderzoek ‘De raad als werkgever van de griffie(r)’, klik hier (pdf).