Raadsstukken moeilijk terug te vinden in gemeentelijk archief
Het merendeel van de raadsleden vindt het niet eenvoudig om raadsstukken terug te vinden in het raadsinformatiesysteem. Daar staat tegenover dat zij wel aangeven het gemeentelijk archief volledig te vinden. Verder vinden zij het belangrijk dat raadsstukken worden gearchiveerd omdat zij dit nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en als naslagwerk voor de besluitvorming.
Dat blijkt uit het afstudeeronderzoek Archiveren voor de democratie, Onderzoek betreft de gemeenteraadsarchieven van Sanne de Vries,studente Bestuurskunde en Overheidsmanagement van de Thorbecke Academie.
Uit een enquête onder griffies blijkt dat alle gemeenten agenda’s, besluitenlijsten,moties en amendementen archiveren. Niet alle gemeenten bewaren een audiovisueel verslag van de vergaderingen. Een deel van de gemeenten bewaart alleen de opnames, een deel alleen een schriftelijk verslag en een deel van de gemeenten bewaart beide verslagen. Verder bewaren negen van de tien onderzochte gemeenten ook toezeggingen van het college, schriftelijke vragen en ingekomen stukken in het archief.
Transparantie besluitvorming
In een enquête gegeven griffies aan het belangrijk te inden dat raadstukken worden gearchiveerd, omdat dit gebruikt kan worden als naslagwerk en bijdraagt aan de transparantie van de besluitvorming. In haar onderzoek trekt De Vries de conclusie dat alle gemeenten voldoen aan de selectielijst van de VNG uit 2020 waarin staat welke stukken bewaard moeten worden: agenda, verslagen, opnames en besluitenlijsten. Het bewaren van een audiovisueel verslag is niet verplicht, mits een schriftelijk verslag aanwezig is, aldus de Raad van State (2014). Het onderzoek geeft aan dat er meer wordt bewaard dan van de gemeenten wordt vereist. “Een grotere verscheidenheid aan raadsstukken dat bewaard wordt, resulteert in een vollediger archief dat meer context biedt aan de besluiten die genomen zijn. Het zorgt voor meer transparantie naar burgers en dient als naslagwerk voor verdere besluitvorming”, aldus De vries in haar onderzoek.
Meer informatie
Klik hier voor het volledige rapport Archiveren voor de democratie, Onderzoek betreft de gemeenteraadsarchieven
